Plötzlich ein Schreiben von Copytrack? Wie Sie jetzt klug und besonnen auf eine Berechtigungsanfrage reagieren

Ein unerwarteter Brief oder eine E-Mail landet in Ihrem Postfach. Absender: Copytrack. Der Inhalt: eine sogenannte Berechtigungsanfrage. Ihnen wird vorgeworfen, ein Bild auf Ihrer Webseite ohne die erforderliche Lizenz zu nutzen. Eine Forderung über mehrere hundert Euro liegt bei. Ein Schreckmoment, der bei vielen Unternehmern und Webseitenbetreibern sofort unangenehme Fragen aufwirft. Was genau ist Copytrack? Ist diese Forderung überhaupt rechtens? Und die vielleicht wichtigste Frage: Wie verhalte ich mich jetzt richtig, um größeren Schaden zu vermeiden?

In meiner langjährigen Praxis als Rechtsanwalt für IT-Recht habe ich unzählige solcher Fälle begleitet. Ich kenne die Unsicherheit und den Druck, den solche Schreiben auslösen. Doch ich kann Sie beruhigen. Ein Schreiben von Copytrack ist kein Grund zur Panik, sondern ein Anlass, strategisch und überlegt zu handeln. In diesem Beitrag führe ich Sie Schritt für Schritt durch die Thematik. Ich erkläre Ihnen, was hinter dem Geschäftsmodell von Copytrack steckt, wie Sie die Situation für sich bewerten können und welche Handlungsoptionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Wer ist Copytrack und was steckt hinter dem Geschäftsmodell?

Copytrack ist ein in Berlin ansässiges Unternehmen, das sich auf die Verfolgung von Urheberrechtsverletzungen bei Bildern spezialisiert hat. Mithilfe einer intelligenten Software durchsucht das Unternehmen das Internet automatisiert nach Bildern, die in den Datenbanken seiner Kunden, also Fotografen und Bildagenturen, registriert sind. Entdeckt die Software eine Übereinstimmung auf einer Webseite, für die keine Lizenz hinterlegt ist, wird der Prozess in Gang gesetzt.

Das Ergebnis ist die Ihnen vorliegende Berechtigungsanfrage. Wichtig zu verstehen ist hierbei das Geschäftsmodell von Copytrack. Das Unternehmen arbeitet rein erfolgsbasiert. Das bedeutet, Copytrack verdient nur dann Geld, wenn der angeschriebene Nutzer eine Zahlung leistet. Dieser Umstand erklärt auch den oft fordernden und einschüchternden Ton der Schreiben. Ziel ist es, Sie zu einer schnellen Zahlung zu bewegen, ohne dass Sie die Forderung eingehend prüfen.

So sieht eine E-Mail von Copytrack aus:

Die Berechtigungsanfrage: Ein juristischer Kniff

Ein entscheidender Punkt, den Sie kennen müssen, ist der Unterschied zwischen einer Berechtigungsanfrage und einer formellen Abmahnung. Copytrack wählt bewusst die Form der Berechtigungsanfrage. Eine echte Abmahnung muss strenge rechtliche Anforderungen erfüllen und birgt für den Abmahnenden ein Kostenrisiko. Stellt sich die Abmahnung nämlich als unberechtigt heraus, könnte der Abgemahnte die ihm entstandenen Anwaltskosten für die Verteidigung zurückfordern.

Diesem Risiko entgeht Copytrack durch die geschickte Formulierung als Berechtigungsanfrage. Es wird lediglich die Möglichkeit einer Rechtsverletzung in den Raum gestellt und zur Zahlung einer nachträglichen Lizenzgebühr aufgefordert. Eine strafbewehrte Unterlassungserklärung, die ein zentraler Bestandteil einer formellen Abmahnung ist, wird nicht gefordert. Damit wird die Angelegenheit rechtlich auf einer niederschwelligeren Ebene gehalten, die für Copytrack vorteilhafter ist, Ihnen aber auch mehr Spielraum zum Handeln gibt.

Sind die Forderungen von Copytrack grundsätzlich berechtigt?

Das Urheberrecht ist ein hohes Gut und schützt die Schöpfer von Werken, wozu auch Fotografien gehören. Grundsätzlich gilt: Wer ein fremdes Bild ohne die ausdrückliche Erlaubnis des Urhebers oder Rechteinhabers nutzt, begeht eine Urheberrechtsverletzung. Das ist keine Frage der Absicht. Ob Sie das Bild versehentlich verwendet oder bewusst von einer Suchmaschine kopiert haben, spielt für den Tatbestand der Verletzung zunächst keine Rolle. Der Grundsatz lautet: Ohne Lizenz keine Nutzung.

Dennoch bedeutet das nicht, dass jede Forderung von Copytrack automatisch im vollen Umfang berechtigt ist. Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine Forderung unberechtigt oder zumindest in ihrer Höhe anfechtbar sein kann. Vielleicht haben Sie für das Bild eine gültige Lizenz erworben, zum Beispiel über eine Stockfoto-Plattform wie Adobe Stock oder Shutterstock, und finden nur den Nachweis nicht mehr. Oder die von Copytrack angesetzte Lizenzgebühr ist vollkommen überzogen und orientiert sich nicht an marktüblichen Preisen. Genau hier liegt der Ansatzpunkt für eine effektive Verteidigung.

Erste Schritte nach Erhalt des Schreibens: Analyse statt Aktionismus

Wenn Sie ein solches Schreiben erhalten, ist das Wichtigste, erst einmal Ruhe zu bewahren. Handeln Sie nicht überstürzt. Zahlen Sie auf keinen Fall vorschnell den geforderten Betrag. Eine Zahlung kommt einem Schuldanerkenntnis gleich und nimmt Ihnen jede Möglichkeit, die Forderung später noch anzufechten. Gehen Sie stattdessen systematisch vor.

1. Prüfen Sie die tatsächliche Nutzung: Überprüfen Sie als Allererstes, ob das in dem Schreiben genannte Bild tatsächlich auf Ihrer Webseite, Ihrem Blog oder Ihren Social-Media-Kanälen verwendet wird oder wurde. Manchmal schleichen sich hier Fehler ein. Es ist auch möglich, dass das Bild bereits vor langer Zeit entfernt wurde.
2. Suchen Sie nach der Lizenz: Falls Sie das Bild nutzen, beginnt die entscheidende Recherche. Woher stammt das Bild? Haben Sie es von einer Bildagentur erworben? Durchsuchen Sie Ihre E-Mails und Unterlagen nach Kaufbelegen, Rechnungen oder Lizenzvereinbarungen. Oftmals lassen sich Lizenzen auch im Kundenkonto der jeweiligen Plattform erneut herunterladen. Mit einem gültigen Lizenznachweis in der Hand lässt sich die Forderung von Copytrack in der Regel vollständig abwehren.
3. Bewerten Sie die Forderungshöhe: Ein häufiger und wichtiger Kritikpunkt an der Vorgehensweise von Copytrack sind die oft überhöhten Lizenzgebühren. Copytrack nutzt für die Berechnung häufig die sogenannten MFM-Tabellen. Das sind Tabellen der Mittelstandsgemeinschaft Foto-Marketing, die Honorarempfehlungen für Bildnutzungen enthalten. Gerichte wenden diese Tabellen jedoch nicht immer an, insbesondere nicht bei durchschnittlichen oder einfachen Stockfotos. Recherchieren Sie, was eine reguläre Lizenz für das betreffende oder ein vergleichbares Bild auf einer gängigen Plattform kosten würde. Liegt die Forderung von Copytrack deutlich darüber, ist das ein starkes Argument für eine Verhandlung.

Die Gefahr einer Klage: Wie real ist das Risiko?

Copytrack selbst ist keine Anwaltskanzlei und kann Sie daher nicht verklagen. Das Unternehmen agiert als Inkassodienstleister für den eigentlichen Rechteinhaber, also den Fotografen oder die Bildagentur. Sollten Sie die Zahlung verweigern, besteht die Möglichkeit, dass der Rechteinhaber eine Kanzlei beauftragt, um seine Ansprüche gerichtlich durchzusetzen.

Ob es zu einer Klage kommt, ist eine Einzelfallentscheidung. Bei kleineren Beträgen und einer unklaren Rechtslage scheuen viele Rechteinhaber den Aufwand, die Kosten und das Prozessrisiko eines Gerichtsverfahrens. Handelt es sich jedoch um eine klare Rechtsverletzung eines hochwertigen und kommerziell erfolgreichen Bildes, steigt das Risiko einer Klage erheblich. Eine fundierte anwaltliche Einschätzung kann Ihnen helfen, dieses Risiko realistisch zu bewerten und die richtige Strategie zu wählen.

Vorsorge ist besser als Nachsicht: So vermeiden Sie zukünftigen Ärger

Der beste Weg, sich vor Forderungen wie denen von Copytrack zu schützen, ist ein sorgfältiger und bewusster Umgang mit Bildmaterial.

• Nutzen Sie ausschließlich lizenzierte Bilder: Beziehen Sie Ihre Bilder von seriösen und etablierten Plattformen. Lesen Sie sich die Lizenzbedingungen genau durch. Nicht jede Lizenz erlaubt jede Art der Nutzung.
• Archivieren Sie Ihre Lizenzen sorgfältig: Speichern Sie Kaufbelege und Lizenzdokumente systematisch ab, sodass Sie im Zweifelsfall jederzeit darauf zugreifen können.
• Seien Sie vorsichtig bei „kostenlosen“ Bildquellen: Viele vermeintlich kostenlose Bilder unterliegen speziellen Bedingungen, wie der Pflicht zur Namensnennung des Urhebers an einer bestimmten Stelle. Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, kann aus der kostenlosen Nutzung schnell eine teure Urheberrechtsverletzung werden.
• Social Media ist keine Selbstbedienungstheke: Bilder, die auf Social Media geteilt werden, dürfen nicht einfach für die eigene Webseite oder kommerzielle Zwecke übernommen werden, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Erlaubnis vor.

Mein Fazit: Kompetente Prüfung statt voreiliger Zahlung

Eine Berechtigungsanfrage von Copytrack ist ein ernstzunehmendes Schreiben, das Sie nicht ignorieren sollten. Es ist jedoch auch kein unabwendbares Urteil. Lassen Sie sich nicht von dem fordernden Ton unter Druck setzen. Betrachten Sie das Schreiben als das, was es ist: eine Aufforderung zur Zahlung, deren Berechtigung und Höhe genau geprüft werden muss.

Analysieren Sie den Fall sorgfältig. Prüfen Sie die Nutzung, suchen Sie nach Lizenzen und bewerten Sie die Angemessenheit der Forderung. Wenn Sie unsicher sind oder die Forderung Ihnen überhöht erscheint, ist es der richtige Zeitpunkt, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Als erfahrener Anwalt im IT-Recht kann ich die Situation für Sie schnell und kompetent einschätzen. Oftmals gelingt es, unberechtigte Forderungen vollständig abzuwehren oder überhöhte Beträge signifikant zu reduzieren, indem man eine fundierte und strategische Gegenargumentation aufbaut.

Haben Sie eine Forderung von Copytrack erhalten? Kontaktieren Sie mich gerne für eine kostenlose und unverbindliche Ersteinschätzung. Gemeinsam entwickeln wir eine effektive Strategie, um Ihre rechtlichen und wirtschaftlichen Interessen zu schützen.

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