Verfahrensübersicht in der Apotheke

Jede Apotheke, die unter den Anwendungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes fällt, soll eine Verfahrensübersicht führen. In der Verfahrensübersicht werden die wichtigsten Verfahren der Datenverarbeitung beschrieben. § 4e Satz 1 BDSG verlangt beispielsweise Angaben zur Zweckbestimmung der Datenerhebung, Datenverarbeitung oder Gartennutzung. Weiterhin sind die betroffenen Personengruppen zu beschreiben und die Daten oder Datenkategorien, die über diese Personen verarbeitet werden. In dem Verfahrensverzeichnis sollen auch die Empfänger genannt sein, die Daten erhalten. Abgerundet wird die Verfahrensübersicht mit Informationen zu den Regelfristen für die Löschung der Daten und einer Beschreibung zu den Einzelheiten  der Maßnahmen nach § 9 BDSG. Der Gesetzgeber möchte, dass die Datenverarbeitung …

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Datenschutz in Apotheken: Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Gemäß § 4g BDSG sollen Unternehmen ein öffentliches Verfahrensverzeichnis für jedermann zur Verfügung stellen. Ein solches Verfahrensverzeichnis kann beispielsweise im Internet veröffentlicht werden. Auf diese Art und Weise signalisiert einer Apotheke, dass das Thema Datenschutz ernst genommen wird und die gesetzlichen Verpflichtungen eingehalten werden. In dem öffentlichen Verfahrensverzeichnis ist unter anderem die Zweckbestimmung der Datenerhebung, Datenverarbeitung oder Datennutzung zu beschreiben. Darüber hinaus sind die betroffenen Personengruppen zu benennen, deren personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Darüber hinaus ist sind die Datenkategorien anzugeben, die Gegenstand der Datennutzung sind.

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Datenschutz und Verfahrensverzeichnis

Der Begriff „Verfahrensverzeichnis“ kommt wörtlich im Bundesdatenschutzgesetz nicht vor. Der Bundesschutzbeauftragte soll allerdings gemäß § 4g Abs.2 BDSG eine Übersicht über die im Unternehmen eingesetzten automatisierten Verfahren erhalten. In dem Verfahrensverzeichnis sollen alle Fachverfahren- und Softwareanwendungen aufgeführt sein, die personenbezogene Daten verarbeiten. Technisch organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG, die Datenübermittelung und beispielsweise die Löschung der Daten sind zu beschreiben. Wenn Sie Fragen zu der Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses haben, stehen wir Ihnen als Kanzlei mit Sitz in Hannover und Magdeburg gern zur Verfügung. Wir sind bei einem Unternehmen und Verwaltung externe Datenschutzbeauftragte und beraten Sie gern.

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Verarbeitungsübersicht und Verfahrensverzeichnis

Unternehmen haben eine Übersicht der Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu erstellen. Große Überschrift heißt dabei „Verfahrensverzeichnis“. Allerdings wird in der Praxis zwischen einem internen und einem öffentlichen Verfahrensverzeichnis unterschieden. Das öffentliche Verfahrensverzeichnis nach § 4g BDSG ist jedermann in geeigneter Weise verfügbar zu machen. Hier geht es um eine Beschreibung der automatisierten Verarbeitung. Dagegen ist die interne Verarbeitungsübersicht nach § 4e BDSG umfangreich und enthält firmeninterner, beispielsweise welche Personen zugriffsberechtigt sind und welche sich zur Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. Solche Angaben werden gehören nicht in das öffentliche Verfahrensverzeichnis. Wir beraten Sie gern bei der Erstellung eines internen Verarbeitungsverzeichnisses, …

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Verfahrensverzeichnis und Aufsichtsbehörden

Die Aufsichtsbehörden, die die Einhaltung des Datenschutzes prüfen, stellen immer wieder fest, dass die Verfahrensverzeichnisse nicht den gesetzlichen Anforderungen genügen oder komplett fehlen. In einem solchen Fall kann nach § 38 Abs. BDSG die Aufsichtsbehörde die Erstellung eines entsprechenden Verfahrensverzeichnisses anordnen.  Als Unternehmen oder Verwaltung sollten Sie solche datenschutzrechtlichen Fehler vermeiden, unabhängig davon, ob die Datenschutzbehörde vor der Tür steht. Bei Überprüfung durch den Datenschutz Aufsichtsbehörden stehen wir Ihnen gerne als Kanzlei beratend zur Seite. Unsere Büros in Hannover und Magdeburg stehen Ihnen mit Terminabsprachen zur Verfügung. Herr Thomas Feil ist Datenschutzbeauftragter TÜV.

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