Kundenkarte: Aufbewahrung von Einwilligungserklärungen

Kundenkarten benötigen wegen der Nutzung personenbezogener Daten eine ausdrückliche Einwilligungserklärung des Kunden. Eine Apotheke sollte diese Einwilligungserklärung an einem geeigneten Ort aufbewahren. Es muss ausgeschlossen werden, dass unbefugte Dritte auf die Einwilligung zugreifen kann. Dabei ist zu bedenken, dass ihre Einwilligung widerrufen können. Zum einen ist der Kunde darüber zu belehren, zum anderen muss sichergestellt werden, dass bei einem Widerruf der Einwilligung die Daten gelöscht werden. Auch empfiehlt es sich für eine Apotheke, Kundenkarten zu löschen, die mehrere Jahre nicht benutzt worden sind.

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Der Zwang zur E-Mail-Archivierung III

Rechtliche Anforderungen Die ordentliche Aktenführung hat Verfassungsrang. Dieser Befund mag auf den ersten Blick überraschen, schließlich scheint die Aktenaufbewahrung ein eher profaner Vorgang zu sein. Aus dem Rechtstaatsgebot (Art. 20 Abs. 3 GG) folgt jedoch, dass das Handeln der Behörden nachvollziehbar sein und bleiben muss. Allerdings lassen sich aus dieser Vorgabe nur schwer praktische Konsequenzen ableiten, so dass die gesetzliche Rechtslage innerhalb der Verfassung dargestellt werden soll. Da es kein „E-Mail-Archivierungsgesetz” gibt, sondern sich die relevanten rechtlichen Vorgaben in vielen unterschiedlichen Gesetzen wiederfinden, ist zu systematisieren. Zur Systematisierung kann zwischen Vorschriften, die im Eigeninteresse der Behörde, bzw. dem Interesse …

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