Digitale Archivierung: Datenschutz beachten

Im Gesundheitswesen ist die digitale Archivierung ein wichtiges Thema. Verschiedene gesetzliche Vorgaben und auch die Verjährungsfristen von Schadensersatzansprüchen fordern eine lange Archivierung dauert. Teilweise wurden Gesundheitseinrichtungen von der Datenschutzaufsicht aufgefordert, ausdrücklich zu begründen, wenn Akten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren archiviert werden sollen. Eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung von Patientenakten spielen die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben aus den Landeskrankenhausgesetzen. Teilweise wird verlangt, dass Akten nur auf dem eigenen Gelände der Klinik oder dem einer anderen Klinik gelagert werden dürfen. Hier ist zu prüfen, welche rechtlichen Regelungen bei der Digitalisierung gelten. Weiterhin ist zu bedenken, dass digitale Akten …

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Der Zwang zur E-Mail-Archivierung V

Interessen Dritter Verwaltungsverfahren Zu einem fairen Verfahren gehört es, dass Beteiligte durch die Möglichkeit der Akteneinsicht wissen können, von welchem Sachverhalt die Behörde ausgeht und welche Erkenntnisse der Behörde vorliegen. Aus diesem Grund enthalten die Verfahrensgesetze aller Bundesländer, sowie das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) des Bundes und das Sozialgesetzbuch 10. Buch (SGB X) Regelungen zur Akteneinsicht, die (nahezu) wortgleich sind. § 29 VwVfG Akteneinsicht durch Beteiligte (1) Die Behörde hat den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Satz 1 gilt bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht …

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Der Zwang zur E-Mail-Archivierung IV

Strafrechtlicher Schutz von E-Mails  Weiterhin stellt sich die Frage, ob sich ein Behördenmitarbeiter strafbar machen kann, wenn er dienstliche E-Mails löscht. Zu dieser Frage sind in den vergangen Jahren unterschiedliche Straftatbestände diskutiert worden, die hier vorgestellt kurz werden sollen. Verwahrungsbruch § 133 StGB Verwahrungsbruch (1) Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden oder ihm oder einem anderen dienstlich in Verwahrung gegeben worden sind, zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. (2)… (3) Wer die Tat an einer Sache begeht, die ihm …

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Der Zwang zur E-Mail-Archivierung II

Technischer Hintergrund In den meisten Behörden wirkt sich das starke Anwachsen des E-Mail-Aufkommens schon allein aus Speicherplatzgründen unmittelbar auf die vorhandene IT-Infrastruktur aus. Verwaltungen führen Speicherlimits ein, um so den wachsenden Speicherbedarf und die damit verbundenen Kosten und Aufwände zu begrenzen. Benutzer behelfen sich bei solchen Begrenzungen, indem sie Daten in ein lokales E-Mail-Repository (PST-Datei oder andere Dateien, abhängig vom eingesetzten E-Mail-Programm) auf ihren Desktop/Laptop verschieben, um freien Speicher auf dem zentralen E-Mail-Server zu schaffen und so die Sperrung ihrer E-Mails wieder aufzuheben. Das Verschieben der lokalen Kopie einer E-Mail aus der Mailbox in eine E-Mail-Repository-Datei löscht die        E-Mail …

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Serie: Der Zwang zur E-Mail-Archivierung I

EDV am Arbeitsplatz ist seit Jahren in der öffentlichen Verwaltung und in Unternehmen der Privatwirtschaft eine Selbstverständlichkeit. Dennoch erfolgt die Aufbewahrung von wichtigen Informationen vielfach immer noch auf Papier. Der Siegeszug des PC hat das papierlose Büro bisher nur wenig Realität werden lassen.. Für die Nutzung des Papiers in der Verwaltung gelten umfangreiche Vorschriften:  Viele Behörden haben einen Aktenplan und daneben Anweisungen, wie Akten zu führen sind. Teilweise sichert auch „nur” die betriebliche Übung eine einheitliche Aktenführung.  Die Bundesländer haben in der Form von Erlassen Aktenordnungen verabschiedet, die den Umgang mit „Schriftgut” regeln.   Nach dem Ablauf von Aufbewahrungsfristen erfolgt, …

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