Vorsicht bei vorschnellen Lizenzbestellungen bei Microsoft

Microsoft schreibt immer wieder Nutzer von Microsoft-Lizenzen an, um einen Microsoft Lizenzplausibilisierungsprozess zu begleiten, wie es dann immer so schön heißt. Es soll dann ein Software Asset Management (SAM) durchgeführt werden. Dazu sollen Betroffene eine Lizenztabelle zur Erfassung der benutzten oder installierten Microsoft-Produkte an Microsoft übermitteln.

 

Ziel ist es, aus Sicht von Microsoft eine Lizenzbilanz zu erstellen und letztendlich zu prüfen, ob die entsprechenden Lizenzen ordnungsgemäß genutzt werden.

 

Sollten Sie ein solches Schreiben und eine Aufforderung zum Software Asset Management (SAM) erhalten haben, sollten Sie sich auf jeden Fall anwaltlich beraten lassen.

Im ersten Schritt ist zu prüfen, ob überhaupt eine vertragliche Berechtigung von Microsoft besteht, eine solche Überprüfung zu verlangen.

Hier stellen viele Betroffene mit Erstaunen fest, dass Sie beispielsweise bei einem Volumenlizenzvertrag eine vertragliche Regelung unterschrieben haben, die „Nachprüfung der Vertragserfüllung“ heißt. In dieser Regelung wird beispielsweise dem Kunden die vertragliche Verpflichtung auferlegt, über die Produkte, die er nutzt, alle üblichen und geeigneten Aufzeichnungen zu führen. Weiterhin lässt sich Microsoft die Berechtigung einräumen, eine interne Prüfung beim Kunden über alle in der Organisation des Kunden verwendeten Microsoft-Produkte durchzuführen.

Zwar ist nach deutschem Recht eine solche Audit-Klausel durchaus umstritten. Wir empfehlen aber, bevor eine entsprechende Lizenzvereinbarung nicht nur bei Microsoft, sondern auch bei anderen Software-Herstellern unterzeichnet wird oder online abgeschlossen wird, solche Audit-Klauseln sehr kritisch zu lesen.

Microsoft droht im Weiteren dann mit einem „offiziellen Audit“ durch Wirtschaftsprüfer, die auch eine Prüfung vor Ort vornehmen.

Sicherlich ist nachvollziehbar, dass Microsoft entsprechende Unterlizensierungen verfolgen möchte. Allerdings sollte dies auf Basis der deutschen gesetzlichen Regelungen und auf Basis von zulässigen vertraglichen Vereinbarungen erfolgen.

Sollten Sie von einer Lizenzüberprüfung von Microsoft oder anderen Softwareherstellern betroffen sein, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Wir unterstützen Sie bundesweit in entsprechenden Lizensierungsverfahren.

 
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