Planung tut Not – Die Anbietersicht – IT-Projekte erfolgreich durch-führen

Jedes gescheiterte oder schlecht ausgeführte schadet einem IT-Systemhaus. Diese Erfahrung zeigt die Praxis, dennoch werden IT-Projekte häufig schlecht vorbereitet und damit die Basis für Projektfehlläufe gelegt. Die Planungsfehler verursachen beim Anbieter zusätzliche Kosten, zehren den Gewinn auf und frustrieren den Auftraggeber, der anschließend wenig Lust auf weitere technische Innovationen hat. Das wichtige Folgegeschäft ist dahin. 

Die Definition und Festlegung des konkreten Zieles ist die wichtigste Vorarbeit für die erfolgreiche Durchführung eines IT-Projektes. Auch während des Projektverlaufes sollte diese Basis immer wieder überprüft, ergänzt und dokumentiert werden.

 

Ein Anbieter?

Der potentielle Auftraggeber möchte man vermeiden, dass neben den vielfältigen Anforderungen des Projektes Diskussionen und Verhandlungen mit verschiedenen Anbietern Kräfte und Arbeitszeit binden. Die Neigung, und Realisierung einem Anbieter zu überlassen, ist daher groß. Das Misstrauen hinsichtlich der sich daraus ergebenden Abhängigkeit ebenfalls.

 

Um den Bedürfnissen des Auftraggebers entgegen zu kommen, empfiehlt sich eine deutliche Trennung zwischen Planungs- und Realisierungsphase. Der Auftraggeber hat dann – zumindest die theoretische – Möglichkeit, nach Abschluss der Planungsphase den weiteren Auftrag zur Realisierung an einen Anbieter zu geben. Aus der Beratungspraxis ist bekannt, dass dies das Sicherheitsgefühl beim Auftraggeber verstärkt. So ist beiden Seiten geholfen.

 

Das Planungsziel

Ziel und Abschluss der Planungsphase ist die Erstellung einer Leistungsbeschreibung, die detailliert die Anforderungen des Auftraggebers beschreibt. Pflichtenheft oder Lastenheft sind andere Begriffe für dieses Dokument. Unabhängig von der Begrifflichkeit ist wichtig, dass Anforderungen und Eigenschaften des IT-Projektes festgelegt werden. Die Leistungsbeschreibung ist Maßstab der nachfolgenden Arbeiten des Anbieters und ist wichtiger Bestandteil des Vertrages, der Grundlage der Realisierungsphase ist. Diese deutliche Trennung zwischen Planungs- und Realisierungsphase ist ein bewusstes Innehalten im Laufe des Gesamtprojektes und ermöglicht allen Projektbeteiligten, die bisherigen Arbeitsergebnisse mit einer Draufsicht noch einmal kritisch zu überprüfen.

 

Die Planungsschritte

Die Komplexität der It-Projekte und damit auch die Anforderungen an die Planungstiefe sind unterschiedlich. Die nachfolgend vorgestellten Planungsschritte sind ein Vorschlag für eine Planungsphase und bieten eine Orientierung.

 

Folgende Planungsschritte empfehlen sich in der Praxis:

 

  1. 1.            Projektvorlauf
  2. 2.            Projektinitialisierung
  3. 3.            Ist-Analyse und Anwenderforderungen
  4. 4.            Erstellung eines Grobkonzeptes
  5. 5.            Erstellung einer Leistungsbeschreibung

 

Der Projektvorlauf

Am Beginn eines Projektes steht eine Idee. Nach einer ersten Informationsphase verfestigen sich Zielvorstellungen und Randbedingungen, die in einer Kick-Off-Dokumentation festgehalten werden. Zum Projektvorlauf gehören auch eine grobe Ist-Analyse der eigenen IT-Architektur sowie die erste Erarbeitung der Soll-Vorstellungen. Die Wirtschaftlichkeit und Realisierungsmöglichkeiten werden abgeschätzt und erste finanzielle Planungen entstehen. Den Abschluss des Projektvorlaufes bilden die Einrichtung einer Projektorganisation und die Erstellung eines Organisationsplanes. In dieser Phase ist vor allen Dingen der Auftraggeber gefordert. Da Auftraggeber aber häufig nicht im IT-Projektmanagement geübt sind, empfiehlt sich eine Unterstützung durch das IT-Systemhaus.

 

Die Projektinitialisierung

Ziel dieser Phase ist die Erarbeitung eines Projektplanes. Dazu gehören folgende Arbeitsschritte:

 

  • Projektbeschreibung erstellen,
  • Auftraggeber-spezifische Projektorganisation übernehmen und ergänzen,
  • Entwicklungsstrategie auswählen,
  • Arbeitsschritte und deren Ergebnisse festlegen,
  • Verantwortlichkeiten festlegen,
  • Zeit und Ressourcen planen,
  • Qualitätsmanagement planen,
  • Grobe Risikoabschätzung (Probleme der technischen Machbarkeit) und Maßnahmen zur Risikominderung festlegen,
  • Dokumentationsrichtlinien festlegen.

 

Ist-Analyse und Anwenderforderungen

Der nächste Schritt der Planungsphase dient im ersten Teil wieder dem Blick auf die derzeitige Situation beim Auftraggeber. Um die vorhandene IT-Infrastruktur sinnvoll in das neue IT-Projekt einzubinden, ist eine genaue Ist-Analyse notwendig. Es ist auftraggeberseitig zu klären, welche Geschäftsprozesse betroffen sind und welche IT-Bereiche berührt werden. Zeit- und Mengengerüste werden erfasst und Schwachstellen ermittelt und analysiert.

 

Die nächste Projektphase widmet sich den Anwenderforderungen. Der Kern des geplanten IT-Projektes sowie die Projektgrenzen werden beschrieben und dokumentiert. Zu den Anwenderforderungen gehören unter anderem die Schnittstellen, Standards, IT-Sicherheitsziele und sonstige Randbedingungen. Das geplante IT-System wird mit den zu diesem Zeitpunkt erkennbar erforderlichen Organisationsstrukturen grob beschrieben.

 

Wichtig ist zu diesem Zeitpunkt der Planung auch die Analyse der Bedrohungen und Risiken. Welche Schäden können eintreten und wie wahrscheinlich ist deren Eintritt.

 

Erstellung eines Grobkonzeptes

Basierend auf den Anwenderforderungen beschreibt das Grobkonzept die unter technischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Gesichtspunkten geeigneten Lösungsvarianten. Die Planung wird zunehmend spezieller. Ob ein solcher Zwischenschritt notwendig ist, hängt von der Komplexität und dem Umfang des IT-Projektes ab. Die Frage, welche Planungsschritte erforderlich sind, wird im Rahmen der Projektinitialisierung festgelegt und fließt dann in den Projektplan mit ein.

 

Das Grobkonzept umfasst folgende Arbeitsschritte:

 

  • Erarbeitung von Lösungsansätzen
  • Auswirkungs-Untersuchung
  • Erarbeitung von Lösungsvarianten
  • Bewertung der Varianten (Kosten-Nutzen-Analyse)
  • Festlegung des Grobkonzeptes.

 

Am Schluss steht die Auswahl des besten Lösungsweges.

 

Erstellung einer Leistungsbeschreibung

Ausgerüstet mit dem „besten Lösungsweg“ kommt nun die abschließende Feinarbeit. Die Leistungsbeschreibung ist eine Detaillierung des Grobkonzeptes und damit der Anwenderforderungen. Sie beschreibt den Soll-Zustand des Verfahrens durch die Festlegung der Funktionen, des Informationsbedarfs und der Schnittstelle zwischen Mensch und Verfahren aus Sicht des Anwenders.

 

Die Leistungsbeschreibung legt die Funktionen im einzeln fest. Dazu gehören die Beschreibung von Eingangs- und Ausgangsinformationen und die Festlegung der Funktionen der Sachbearbeitung aus Sicht der Fachseite. Medienbrüche sind zu identifizieren und möglichst zu vermeiden.

 

Der Informationsbedarf aus Anwendersicht wird festgelegt und in einem Datenmodell beschrieben. Die Eigenschaften des Ziel-Systems werden jetzt detailliert geklärt. Zu den beschriebenen Eigenschaften gehören unter anderem Fragen der Zuverlässigkeit, der Benutzerfreundlichkeit, der Effizienz, der Änderbarkeit und der IT-Sicherheit.

 

Abschließend ist zu klären, welche Verfahrenstests zum Nachweis der Erfüllung der Anwenderforderungen notwendig sind. Die Planungsphase schließt mit der Leistungsbeschreibung ab.

 

Die vertragliche Absicherung

Die Planung eines IT-Projektes muss vertraglich geregelt werden. Je umfangreicher das IT-Projekt, je größer die wirtschaftlichen Auswirkungen und je risikobehafteter ein IT-Projekt ist, je wichtiger ist eine qualifizierte juristische Beratung und Begleitung des Projektes. Achten sie darauf, dass der jeweilige Berater Erfahrungen in der Begleitung von IT-Projekten hat. Nicht immer ist die billigste Lösung die wirtschaftlichste.

 

Wichtigster Bestandteil eines Vertrages über die Erbringung von Planungsleistungen ist die Leistungsbeschreibung. Sie ist Grundlage für die Beurteilung der Frage, ob der vorgebrachte Vorwurf mangelhafter Planungsleistungen richtig ist. Juristen schauen bei der Bewertung von vertraglichen Krisensituationen zunächst in den Vertragstext. Es wird dann abgeglichen, ob die vom IT-Systemhaus erbrachte Leistung (Ist-Zustand) von den vertraglichen Vereinbarungen (Soll-Zustand) abweicht. Nur bei einer nachweisbaren Abweichung liegt ein Mangel vor, der zu weitergehenden Rechten des Auftragnehmers führt. Ohne entsprechende vertragliche Dokumentation ist der Nachweis des Soll-Zustandes schwierig und führt zu erheblichen Schwierigkeiten bei nachfolgenden rechtlichen Auseinandersetzungen. Daher ist während der Planungsphase dringend darauf zu achten, dass Ergänzungen der Leistungsbeschreibung und des Leistungsumfangs schriftlich dokumentiert werden, auch wenn dies im Projektalltag lästig ist.

 

Weitere wichtige Vertragsregelungen betreffen die Frage, wie die vom Auftragnehmer zu liefernden Ergebnisse im Einzelnen aussehen sollen und welche Qualifikation das eingesetzte Personal haben soll. Geregelt werden müssen Einzelheiten zur Gewährleistung, zur Haftung und zur Vergütung. Notwendig sind häufig auch Vertragsbestimmungen zum Change Request, sprich zur Änderungen der Leistungsanforderung. Je nach Umfang der Planung ist es sinnvoll, Eskalationsstufen bei Konflikten festzulegen und ein Schiedsverfahren zu vereinbaren.

 

Der Schlusspunkt

Ohne genaue Planung und eine detaillierte Leistungsbeschreibung besteht die große Gefahr, dass ein IT-Projekt in Schieflage gerät. Juristische Unterstützung ist kein Ausweg aus solchen Schieflagen, sondern dient zur Absicherung des erfolgreichen Projektverlaufes. Die Vermeidung von Eskalationen ist oberstes Ziel der juristischen Beratung.

 

 

Planungsphasen eines IT-Projektes

 

 

Projektvorlauf

Projektinitialisierung

Ist-Analyse und Anwenderforderungen

Erstellung eines Grobkonzeptes

Erstellung einer Leistungsbeschreibung

 

Wichtige Vertragsregelungen

 

  • §  Detaillierte Leistungsbeschreibung
  • §  Qualität der Planungsergebnisse
  • §  Qualifikation der Mitarbeiter des Auftraggebers
  • §  Mitwirkungsleistungen des Auftragnehmers
  • §  Verbindlicher Terminplan
  • §  Gewährleistung
  • §  Haftung
  • §  Vergütung, u.a. Abschlags- oder Vorauszahlungen
  • §  Abnahmeverfahren
  • §  Change-Request (Änderung der Planungsleistung)
  • §  Schiedsverfahren
  • §  Einsatz von Subunternehmers
  • §  Vertragsstrafe
  • §  Folgen bei Verzug

 

 
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