E-Mail-Archivierung und die seit dem 01.01.2015 geltenden GoBD

Seit dem 01.01.2015 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die Regelungen der GoBD lösen die bisher geltenden GDPdU und GoBS ab. Durch die GoBD werden Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) konkretisiert. Durch die neuen Grundsätze sollen digitale Unterlagen als Informationen in einer bestimmten Weise aufbewahrt werden, um dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Zugriff zu erleichtern.

Für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den GoBD einige wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten.

Unter 8. sehen die GoBD den Punkt “Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen” vor. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die einmal Eingang in den Verarbeitungsprozess gefunden haben, nicht mehr überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Diese Unveränderbarkeit der Daten kann nach den GoBD sowohl hardewareseits, softwareseits oder organisatorisch gewährleistet werden.

Punkt 10.1 der GoBD regelt eine “Verfahrensdokumentation”. Hierbei stellen die Grundsätze darauf ab, dass für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss. Diese Dokumentation muss Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens aufzeigen können. Insbesondere muss die Verfahrensdokumentation verständlich sein, sodass ein Dritter diese binnen kurzer Zeit überprüfen kann.

 

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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