Vergabevermerk und Vergabedokumentation nach § 8 VgV – IT-Vergabe

Lesezeit: ca. 3 Minuten

Dokumentation ist auch bei der IT-Vergabe und bei IT-Ausschreibungen wichtig. Gemäß § 8 Vergabeverordnung (VgV) ist im Rahmen eines Vergabeverfahrens der Ablauf zu dokumentieren. Beispielhaft nennt § 8 Abs. 1 Satz 2 VgV die Öffnung der Angebote sowie Verhandlung und Dialoge mit Unternehmen. Auch die Prüfung der Teilnahmeanträge und Angebote muss entsprechend dokumentiert werden. Dane-ben sind alle formalen Aspekte ausreichend in einem Vergabevermerk oder auch in mehreren Vergabevermerken aufzunehmen. Beispielsweise der fristgerechte oder der verspätete Eingang von Angeboten oder der Ausschluss von Angeboten bedarf einer entsprechenden Dokumentation.

In der Praxis empfehlen wir für IT-Vergaben, mehrere Vergabevermerke zu erstellen, die den Ablauf für Dritte nachvollziehbar dokumentieren.

Bei der Angebotswertung und Zuschlagsentscheidung muss eine besondere Sorg-falt an den Tag gelegt werden. Die Anforderungen an die Dokumentation sind hoch. Die Dokumentation der Angebotswertung muss beispielsweise im Einzelnen erkennen lassen, wie das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wurde und wie die in den Vergabeunterlagen genannten Zuschlagskriterien abgeprüft worden sind. Auch bei einem Benotungssystem muss der Wertungsprozess im Einzelnen belegt sein. Daneben ist eine ausführliche und detaillierte Dokumentation erforderlich, wenn beispielsweise ein Auftraggeber ein ungewöhnlich niedriges Angebot gem. § 60 Abs. 3 VgV ablehnt.

Nach den gesetzlichen Regelungen ist auch gefordert, die gesamte Kommunikation mit in die Vergabeunterlagen aufzunehmen und zu dokumentieren. Dies bedeutet in der Praxis, dass beispielsweise E-Mails, Auskünfte, Gesprächsprotokolle oder auch Notizen zu Telefonaten mit in die Vergabeakte aufzunehmen sind. Darüber hinaus wird gemäß § 8 Abs. 2 und Abs. 3 VgV ein Vergabevermerk gefordert. In § 8 Abs. 3 Satz 2 VgV ist der Mindestinhalt eines solchen Vergabemerks enthalten. Er-wartet wird, dass insbesondere der Wertungsvorgang ausführlich begründet wird. Dritte, die sachkundig sind, sollen anhand des Vergabevermerks nachvollziehen können, wie es zu der Entscheidung hinsichtlich des wirtschaftlichsten Angebots gekommen ist. Zwar sollen keine völlig überzogenen Anforderungen an den Verga-bevermerk erstellt werden. Die von der Rechtsprechung formulierte Anforderung, dass zumindest ein sachkundiger Dritter den Vergabevermerk nachvollziehen kön-nen muss, ist aber in der Praxis doch eher eine hohe Anforderung.

Erwartet wird auch, dass alle Aspekte im Zusammenhang mit der Zuschlagsentscheidung der IT-Vergabe vollständig in die Vergabeakte und den Vergabevermerk aufgenommen werden. Auch sind wahrheitsgemäße Angaben zu dokumentieren. Mit anderen Worten: Es genügt nicht, das Ergebnis ohne weitere Begründung in einem Vergabevermerk zu nennen, sondern die Begründung für die Entscheidung ist detailliert und ausführlich mit in den Vergabevermerk aufzunehmen.

Wir empfehlen Auftraggebern bei IT-Ausschreibungen, die Dokumentation des Vergabeverfahrens ernst zu nehmen und den Ablauf detailliert zu beschreiben. Andernfalls werden die Anfor-derungen an die Dokumentation des Ablaufes eines Vergabeverfahrens und an den Vergabevermerk und damit die gesetzlichen Anforderungen nicht eingehalten. Dies kann im Zweifel zu erheblichen Nachteilen im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens oder eines gerichtlichen Verfahrens führen.

Erwartet wird auch, dass das Vergabeverfahren und die IT-Ausschreibung zeitnah dokumentiert wird, wie u. a. die Vergabekammer Sachsen-Anhalt in einem Beschluss vom 19.03.2014 (Az. 3 VK LSA 08/14) ausführt. In dem dort zu entscheidenden Fall fehlte die Do-kumentation, beispielsweise bzgl. der Entscheidung über die Vergabeart und auch die Dokumentation des Festlegens konkreter Zuschlagskriterien. Die Vergabekammer hat dann das Vergabeverfahren aufgehoben.

 
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 Bewertung(en), durchschnittlich: 5,00 von 5
Loading...

Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

Schreibe einen Kommentar
Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Sie können folgende HTML-Tags benutzen:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> 

*
*

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen