Vergabevermerk nach § 8 VgV in der IT-Vergabe

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Gemäß § 8 Vergabeverordnung ist im Rahmen eines IT-Vergabeverfahrens der Ablauf zu dokumentieren. Beispielhaft nennt § 8 Abs. 1 S. 2 VgV die Öffnung der Angebote sowie Verhandlungen und Dialoge mit Unternehmen. Auch die Prüfung der Teilnahmeanträge und Angebote muss entsprechend dokumentiert werden. Daneben sind alle formalen Aspekte ausreichend in einem Vergabevermerk oder auch in mehreren Vergabevermerken aufzunehmen. Beispielsweise die fristgerechte oder der verspätete Eingang von Angeboten oder der Ausschluss von Angeboten bedarf einer entsprechenden Dokumentation.

In der Praxis empfehlen wir, mehrere Vergabevermerke für die IT-Vergabe zu erstellen, die den Ablauf für Dritte nachvollziehbar dokumentieren.

Dokumentation Angebotsbewertung und Zuschlagserteilung

Bei der Angebotswertung und Zuschlagsentscheidung muss eine besondere Sorgfalt an den Tag gelegt werden. Die Anforderungen an die Dokumentation sind hoch. Die Dokumentation der Angebotswertung muss beispielsweise im Einzelnen erkennen lassen, wie das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wurde und wie die in den Vergabeunterlagen genannten Zuschlagskriterien abgeprüft worden sind. Auch bei einem Benotungssystem muss der Wertungsprozess im Einzelnen belegt sein. Daneben ist eine ausführliche und detaillierte Dokumentation erforderlich, wenn beispielsweise ein Auftraggeber ein ungewöhnlich niedriges Angebot gemäß § 60 Abs. 3 VgV ablehnt.

Mehrere Vergabevermerke in den Vergabeunterlagen notwendig

Nach den gesetzlichen Regelungen ist auch gefordert, die gesamte Kommunikation mit in den Vergabeunterlagen aufzunehmen und zu dokumentieren. Dies bedeutet in der Praxis, dass beispielsweise E-Mails, Auskünfte, Gesprächsprotokolle oder auch Notizen zu Telefonaten mit in der Vergabeakte aufzunehmen sind. Darüber hinaus wird § 8 Abs. 2 und Abs. 3 VgV ein Vergabevermerk gefordert. In § 8 Abs. 2 S. 2 VGV ist der Mindestinhalt eines solchen Vergabevermerks enthalten. Erwartet wird, dass insbesondere der Wertungsvorgang ausführlich begründet wird. Dritte, die sachkundig sind, sollen anhand des Vergabevermerkes nachvollziehen können, wie es zu der Entscheidung hinsichtlich des wirtschaftlichsten Angebotes gekommen ist. Zwar sollen keine völlig überzogenen Anforderungen an den Vergabevermerk erstellt werden. Die von der Rechtsprechung formulierte Anforderung, dass ein sachkundiger Dritter den Vergabevermerk nachvollziehen können muss, ist aber in der Praxis doch eher eine hohe Anforderung.

Für Dritte verständlich

Erwartet wird auch, dass alle Aspekte im Zusammenhang mit der Zuschlagsentscheidung vollständig in der Vergabeakte und im Vergabevermerk der IT-Vergabe aufgenommen werden. Auch sind wahrheitsgemäße Angaben zu dokumentieren. Mit anderen Worten: Es genügt nicht, das Ergebnis ohne weitere Begründung in einem Vergabevermerk zu nennen, sondern die Begründung für die Entscheidung ist detailliert und ausführlich mit in dem Vergabevermerk aufzunehmen.

Wir empfehlen Auftraggebern, die Dokumentation des Vergabeverfahrens ernst zu nehmen und den Ablauf detailliert zu beschreiben. Anderenfalls werden die Anforderungen an die Dokumentation des Ablaufes eines Vergabeverfahrens und an den Vergabevermerk und damit die gesetzlichen Anforderungen nicht eingehalten. Dies kann im Zweifel zu erheblichen Nachteilen im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens oder eines gerichtlichen Verfahrens führen.

Zeitnahe Vergabedokumentation

Erwartet wird auch, dass das IT-Vergabeverfahren zeitnah dokumentiert wird, wie u. a. die Vergabekammer Sachsen-Anhalt in einem Beschluss vom 19.03.2014 (Az. 3VK LSA08/14) ausführt. In dem dort zu entscheidenden Fall fehlte die Dokumentation, beispielsweise bezüglich der Entscheidung über die Vergabeart und auch die Dokumentation des Festlegens konkreter Zuschlagskriterien. Die Vergabekammer hat dann das IT-Vergabeverfahren aufgehoben.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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