Vergabe von Postdienstleistungen

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Für viele Behörden wird im Zuge des Einsatzes von DMS-Systemen auch überlegt, die Postdienste neu zu strukturieren. Auch wenn die Kommunikation in vielen Bereichen per E-Mail erfolgt, wird noch ein erheblicher Teil der Bescheide und sonstigen Behördenschreiben mit der schriftlichen Post versandt.

Hybrid-Postdienstleistungen

Unter der Überschrift „Hybrid-Postdienstleistungen“ ergeben sich dabei interessante neue Dienstleistungen, die sich größere Behörden und Einrichtungen zunutze machen können. Bei Hybrid-Postdienstleistungen werden die Dokumente druckfertig an einen Dienstleister übergeben. Dort werden dann die Schreiben ausgedruckt, kuvertiert und bei guten Dienstleistern auch dahingehend geprüft, ob der gleiche Empfänger mehrere Schreiben erhält, die dann im Vorfeld vor dem Versand zusammengeführt werden. Die auf dem Markt verfügbaren Angebote sind attraktiv, sodass für Behörden und die öffentliche Verwaltung mit der Vergabe von Postdienstleistungen und dem Einsatz von Hybrid-Postdienstleistungen erhebliche finanzielle Einsparungen möglich sind.

Wahl der Vergabeart

Im ersten Schritt ist zu überlegen, wie die Vergabe der Postdienstleistungen zu organisieren und durchzuführen ist. Zumeist handelt es sich um europaweite Ausschreibungen, da das Volumen über mehrere Jahre die Schwellenwerte zur EU-weiten Vergabe überschreiten. Dem öffentlichen Auftraggeber ist zu raten, zunächst zu prüfen, ob die Ausnahmetatbestände für eine Vergabe im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit oder ohne Teilnahmewettbewerb möglich sind. Gerade bei komplexen Dienstleistungen und komplexen Vergaben sieht der Gesetzgeber in § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV die Möglichkeit vor, ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchzuführen.

Wir machen zunehmend die Erfahrung, dass IT-Projekte allein aufgrund der technischen, organisatorischen und teilweise auch rechtlichen Herausforderungen einen Grad der Komplexität erreichen, der nur in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ausreichend berücksichtigt werden kann.

Dazu ist im Vorfeld ein ausführlicher Vergabevermerk zu erstellen, um die Wahl der richtigen Verfahrensart zu dokumentieren und im Fall einer gerichtlichen Überprüfung auch nachweisen zu können.

Leistungsbeschreibung und Zeitplan

Neben den rechtlichen Anforderungen an ein Vergabeverfahren sollte frühzeitig ein realistischer Zeitplan erstellt werden. Bei einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs eine variablere zeitliche Gestaltung der Abläufe möglich. Hier sollten sowohl die internen Zeitabläufe realistisch eingeschätzt werden, aber auch den Bietern ausreichend Zeit gegeben werden, um qualitativ hochwertige Angebote abgeben zu können. Teilweise wird in den Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb auch ein Test durchgeführt. Dies ist ebenfalls zeitlich ausreichend zu berücksichtigen.

Die Leistungsbeschreibung muss die verschiedenen Anforderungen an die Postdienstleistungen, insbesondere bei Hybrid-Postdienstleistungen genau und detailliert wiedergeben. Häufig haben auch öffentliche Auftraggeber nicht ausreichende Fachkenntnisse, um die Leistungsbeschreibung zu erstellen. Hier ist entweder externe Hilfe notwendig oder es muss im Rahmen der Markterkundung das notwendige Fachwissen durch den öffentlichen Auftraggeber erworben werden.

Auch ist zu überlegen, inwieweit der öffentliche Auftraggeber Vorgaben für die Vergütung macht, um mit Blick auf eine tragfähige Bewertung vergleichbarer Angebote zu erhalten. Teilweise wird von den Anbietern mit Grundgebühren gearbeitet, sodass ein solches Angebot nicht ohne Weiteres mit einer rein dokumentenabhängigen Vergütung zu vergleichen ist.

Schnittstellen zum DMS

Wenn bereits ein Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist, ist zu prüfen, ob die zu beschaffenden Hybrid-Postdienstleistungen über die notwendigen Schnittstellen zum DMS-System verfügen. Teilweise werden die Dokumente auch direkt aus den Fachanwendungen generiert und nehmen nicht den Umweg über das DMS-System. Dann ist zu prüfen, ob die entsprechende Anbindung an das Fachsystem ebenfalls unproblematisch möglich ist.

Pilotprojekt für Hybrid-Postdienstleistungen

Da die Aufwände in der Vorbereitung und zur Umsetzung von Hybrid-Postdienstleistungen groß sind, wird teilweise von den öffentlichen Auftraggebern ein Pilotprojekt durchgeführt. Dann kann zunächst in kleinerem Rahmen geprüft werden, ob zum einen die berechneten und vorausgesagten Ersparnisse auch tatsächlich eintreten, zum anderen ob die technische Umsetzung tatsächlich möglich ist.

Fazit

Die Beschaffung von Postdienstleistungen und Hybrid-Postdienstleistungen ist ein komplexes Vergabeverfahren. Wir haben in entsprechenden Ausschreibungen die Erfahrung gemacht, dass neben dem vergaberechtlichen Know-how auch eine gewisse Kreativität bei der Gestaltung der Abläufe notwendig ist. Gern unterstützen wir bundesweit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen bei der Ausschreibung und Vergabe von Postdienstleistungen oder Hybrid-Postdienstleistungen.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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