Die Bedeutung der Personalakte im IT-Arbeitsrecht

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Bei einer Personalakte handelt es sich um eine Sammlung von Unterlagen über die Arbeitnehmer eines Unternehmens und die damit verbundenen Betriebsverhältnisse. Durch die Digitalisierung handelt es sich dabei nicht mehr um Papierdokumente, sondern um elektronische Daten. Eine elektronische Archivierung bringt gegenüber den traditionellen Papier-Personalakten einige Vorteile mit sich. In erster Linie wird natürlich weniger Platz für das Archivieren von Dokumenten benötigt. Zum anderen benötigt ein Unternehmen auch weniger Personal zur Verwaltung der Dokumente, weshalb vor allem die Kostensenkung einer der wesentlichen Vorteile gegenüber der Papier-Personalakte darstellt.

Doch durch eine digitalisierte Personalakte ergeben sich aus Sicht des IT-Arbeitsrechts einige Veränderungen. Ob der Arbeitgeber eine Personalakte führt und in welcher Form er dies tut, unterliegt keinen rechtlichen Vorgaben, dies ist ihm grundsätzlich selbst überlassen. Zu den Anforderungen an eine Personalakte gehört, dass diese der Wahrheit entspricht und vor allem vollständig ist. Zu Anforderung an eine vollständige Personalakte gehört es unter anderem, dass der Arbeitgeber auch Originale aufbewahrt. Zu Problemen kann es hier kommen, wenn im Rahmen einer Umstellung auf eine digitale Personalakte wichtige Dokumente untergehen und die digitale Personalakte anschließend nicht mehr vollständig ist.

Desweitern müssen Personalakten vertraulich behandelt werden, da es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt. Es darf sich daher nicht um einen für jedermann freien Zugang handeln. Da deutliche Unterschiede hinsichtlich der Zugriffsmöglichkeit zwischen digitalen Daten und Papier-Akten bestehen, bedarf es auch besonderer Schutzvorschriften. Die besondere Datensicherheit in Bezug auf digitale Personaldaten spielt daher im IT-Arbeitsrecht eine große Rolle.

Zu den gesetzlichen Auflagen, die die Sicherheit der digitalen Personalakten gewährleisten sollen gehört die Verschlüsselung der Daten. Dabei steht es dem Arbeitgeber jedoch frei, für welche Verschlüsselungstechnik er sich entscheidet.

Rechte des Arbeitnehmers in Bezug auf die eigene Personalakte

Grundsätzlich steht es dem Arbeitnehmer jederzeit zu, einen Einblick in seine eigene Personalakte gewährt zu bekommen. Der Arbeitgeber muss auf ein solches Verlangen seitens des Arbeitnehmers, ihm die vollständige Personalakte vorlegen. Ein Vorlegen meint allerdings nicht das vollständige Überlasen der Personalakte. Gemeint ist nur eine Einsichtnahme, etwaige Notizen und Kopien stehen dem Arbeitnehmer auf eigene Kosten hingegen zu. Es ist auch möglich, mit Hilfe einer Bevollmächtigung die Einsicht in die Personalakte von einer anderen Person durchzuführen. In diesem Fall besteht für den jeweiligen Arbeitnehmer auch keine Anwesenheitspflicht.

Neben der Einsicht hat der Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, zum Inhalt der Personalakten Stellung zu beziehen und eine schriftliche Erklärung abzugeben. Diese Erklärung kann auf Wunsch des Arbeitnehmers der Erklärung beigefügt werden.

Interessant für das IT-Arbeitsrecht sind an dieser Stelle fehlerhafte Einträge in der Personalakte, die der Arbeitnehmer bei einer Einsicht feststellt. Denn daraus kann für den Arbeitnehmer ein recht auf die Entfernung des jeweiligen Eintrags entstehen. Es gilt jedoch zunächst festzustellen, ob es sich tatsächlich um unzulässige Akten handelt. Denn dem Arbeitgeber steht ein gewisser Freiraum bei der Bewertung zu, sodass es in der Praxis oftmals problematisch ist die Voraussetzungen eines Entfernungsanspruchs zu erfüllen.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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