Die Abnahme in den EVB-IT-Verträgen

Der Systemvertrag und der Erstellungsvertrag halten Abnahmeregelungen in den AGB und modifizierende Regelungen in den Musterverträgen bereit. Nur bei diesen beiden Vertragstypen, die sich in der Grundausrichtung am BGB-Werkvertrag orientieren, ist die „Thema“. Im EVB-IT Systemlieferungsvertrag wird dagegen in Anbetracht der Orientierung am Kaufrecht von einer „Demonstration der Betriebsbereitschaft“ gesprochen. Ob bei genauer und kritischer rechtlicher Betrachtung dieses Prozedere im EVB-IT Systemlieferungsvertrag nicht auch eine darstellt, ist juristisch wahrscheinlich.

Warum ist die Abnahme so wichtig?

Die Abnahme hat in der Praxis eine erhebliche Bedeutung, da sie zum einen den Start für die Verjährungsfrist der Mängelansprüche setzt, zum anderen nach der Grundkonzeption des BGB-Werkvertrages den Vergütungsanspruch des Auftragnehmers auslöst.

Im BGB ist die Abnahme in § 640 geregelt. Besondere Schriftformerfordernisse oder sonstige formelle Anforderungen sind in dieser gesetzlichen Regelung nicht enthalten. Gemäß § 640 Abs. 1 BGB ist der Auftraggeber verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. Liegen nur unwesentliche Mängel vor, kann die Abnahme nicht verweigert werden. Grundsätzlich bedeutet die Abnahme die körperliche Entgegennahme im Rahmen der Besitzübertragung. Mit dieser körperlichen Entgegennahme verbunden ist die Anerkennung und Billigung der Werkleistung als in der Hauptsache vertragsgemäße Leistung. Übertragen auf die Anforderungen der Ehefrau bedeutet dies, dass in irgendeiner Form zum Ausdruck gebracht wird, dass die bisherigen Leistungen den vertraglichen Anforderungen genügen.

Eine stillschweigende oder konkludente Abnahme ist durchaus möglich, führt aber in der Praxis zu rechtlichen Unsicherheiten. Deshalb wird in vielen Verträgen eine schriftliche Abnahme festgelegt. Wir empfehlen ebenfalls für IT-Projekte, dass im Einzelnen bereits bei Vertragsschluss vorgegeben wird, wie die Abnahme verlaufen soll.

Abnahme in

Unter Ziffer 11 der EVB-IT Erstellungs-AGB sind Regelungen zur Abnahme enthalten. Erwartet wird, dass der Auftragnehmer seine Werkleistung zum vereinbarten Termin zur Abnahme bereitstellt. Wenn kein genauer Termin vereinbart ist, soll dies rechtzeitig vor dem vereinbarten Vertragserfüllungstermin erfolgen.

Gemäß 11.2 EVB-IT Erstellungs-AGB hat der Auftraggeber dann das Recht, innerhalb von 30 Tagen nach Bereitstellung zur Abnahme eine Funktionsprüfung durchzuführen. Dieser Zeitraum wird „Funktionsprüfungszeit“ genannt.

Wenn die Parteien nicht anderes vereinbart haben, erfolgt diese Funktionsprüfung in der vertraglich vereinbarten Systemumgebung und nicht in einer Testumgebung. Ob dies in der Praxis sinnvoll ist, muss im jeweiligen Einzelfall entschieden werden. Vielfach ist eine Abnahme im Live- oder Produktivsystem nicht sinnvoll, insbesondere dann, wenn beide Parteien durchaus mit dem ein oder anderen Mangel an der Software rechnen.

 

Ergänzungwürdig ist die Anforderung, inwieweit der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Funktionsprüfung unterstützen soll. In 11.3 der EVB-IT Erstellungs-AGB wird nur davon gesprochen, dass eine solche Unterstützung bei der Durchführung der Funktionsprüfung in angemessenem Umfang erfolgen soll. Hier ist aus unserer Erfahrung eine genauere Beschreibung notwendig.

Werden dann im Rahmen der Funktionsprüfung betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Mängel festgestellt, bricht der Auftraggeber die Funktionsprüfung ab. Der Auftragnehmer kann innerhalb einer angemessenen Frist die Mängel beseitigen und muss dann die Leistung erneut dem Auftraggeber zur Funktionsprüfung bereitstellen. Dann allerdings besteht nur noch ein Funktionsprüfungszeitraum von 14 Tagen. Hier ist im Vorfeld zu prüfen, ob diese Zeiträume praxistauglich sind.

Streitpunkt ist nach unserer Erfahrung immer wieder die Mängelklassifizierung. Hier positioniert sich der EVB-IT-Vertrag als auftraggeberfreundlich. Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer nach Abschluss oder Abbruch der Funktionsprüfung die Mängel mit und klassifiziert diese anhand der vertraglichen Vereinbarungen.

Wenn die Funktionsprüfungszeit erfolgreich und ohne Mängel beendet werden konnte, erklärt der Auftraggeber die Abnahme. Hier ist in der Praxis wichtig, dass in der Dokumentation große Sorgfalt an den Tag gelegt wird. Gemäß den BGB-Regelungen verliert ein Auftraggeber seine Rechte, wenn er die Abnahme erklärt und die Mängel nicht mit dem Ziel dokumentiert, dass durch den Auftragnehmer eine Mängelbeseitigung erfolgt. Eine nur oberflächliche Protokollierung oder Beschreibung der Mängel kann daher für Auftraggeber sehr bittere Folgen haben.

Untätige Auftraggeber

Wenn ein Auftraggeber nicht bereit ist, die Abnahme zu erklären, sieht – ähnlich wie das BGB – der EVB-IT Erstellungsvertrag eine Abnahmefiktion vor. Gemäß 11.10 der EVB-IT-Erstellungs-AGB steht es einer Abnahme gleich, wenn der Auftraggeber die Werkleistung nicht innerhalb einer ihm vom Auftragnehmer bestimmten angemessenen Frist abnimmt, obwohl er dazu verpflichtet ist.

Wenn also eine Fristsetzung zur Abnahmeerklärung durch den Auftragnehmer an einen Auftraggeber übermittelt wird, sollte unverzüglich darauf reagiert werden. Es ist dann zu prüfen, ob das Werk überhaupt abnahmefähig ist. Wenn ja, muss innerhalb der gesetzten – angemessenen – Frist eine Prüfung der Software erfolgen, um negative Folgen und den Ausschluss der Gewährleistung auf Grund der Abnahmefiktion zu vermeiden.

Wir raten Auftraggebern dringend dazu, die Abnahme als eigenständiges Teilprojekt im Rahmen der Projektorganisation zu installieren und im Vorfeld der vertraglichen Vereinbarung beispielsweise in Form einer Abnahme-Richtlinie detailliert festzulegen, wie im Einzelnen in welchen Stufen die Abnahme durchgeführt werden soll.

 

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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