Zweckänderung nach der Datenschutzgrundverordnung

Ab dem 25.05.2018 ist die EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu beachten. Unternehmen und auch Behörden müssen sich bei den laufenden Verarbeitungen auf die neue Gesetzessituation einstellen und ihre laufenden Verarbeitungen gegebenenfalls anpassen. Dies betrifft auch die Fälle der Zweckänderungen. Insbesondere die hohen und empfindlichen Sanktionen sind für Unternehmen und Behörden ein Antreiber, mehr als bisher, sich dem Thema Datenschutz zu widmen.

In Artikel 5 Abs. 1 b DS-GVO ist festgelegt, dass personenbezogene Daten nur für eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden dürfen. Wenn eine Erhebung für einen bestimmten Zweck erfolgt, dürfen die Daten nicht außerhalb dieser Zweckbestimmung genutzt werden. Allerdings ist in Ausnahmefällen eine Zweckänderung durchaus möglich.

Dabei legt Artikel 6 Abs. 4 DS-GVO die Rahmenbedingungen für eine Zweckänderung fest. Sind besonders geschützte personenbezogene Daten (sensible Daten) betroffen, sind darüber hinaus die Regelungen in Artikel 9 DS-GVO zu beachten.

Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die Erhebung kann dabei sowohl von dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter oder einem Dritten erfolgt sein. Hierzu hat Artikel 6 Abs. 4 DS-GVO verschiedene Kriterien benannt. Dabei sind die Kriterien nicht abschließend benannt. Zu berücksichtigen sind für die Frage der Zweckvereinbarkeit unter anderem der Erhebungskontext, die Art der Daten, das Verhältnis zwischen dem Verantwortlichen und den betroffenen Personen. Auch soll auf die vernünftigen Erwartungen der betroffenen Personen abgestellt werden, die auf ihrer Beziehung zum Verantwortlichen beruhen. All diese Abwägungen und Kriterien sind einzeln zu prüfen. Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren.

Hier ist zu berücksichtigen, dass die DS-GVO verstärkte Nachweispflichten vorsieht. Hier ist die Prüfung und Dokumentation umfangreicher als dies bisher der Fall gewesen ist. Die Verantwortlichkeit für die Vereinbarkeitsprüfung liegt bei dem Verantwortlichen, sprich bei dem Unternehmen oder der Behörde. Der Datenschutzbeauftragte hat aber auch diesbezüglich eine Überwachungspflicht.

Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Vermutlich ist dies insbesondere in Grenzfällen die einfachere Art, um Zweckänderungen gesetzeskonform durchzuführen. Auch bei Sonderfällen, z. B. für Forschungszwecke im öffentlichen Interesse kann eine Zweckänderung zulässig sein. Daneben können die Mitgliedsstaaten und auch die EU Rechtsvorschriften erlassen, die eine Zweckänderung ermöglichen.

Zu bedenken ist in der Praxis auch, dass eine Zweckänderung erneut Mitteilungspflichten nach Artikel 13 oder Artikel 14 DS-GVO auslösen. Die Information hat vor der Weiterverarbeitung zu erfolgen. Hier sind insbesondere die einzelnen Prozesse zukünftig gut aufeinander abzustimmen.

Außerdem sind weitere Pflichten vom Verantwortlichen zu übernehmen. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung, ob die Zweckänderung auch mit allen Grundsätzen der Datenschutzgrundverordnung vereinbar ist. Gegebenenfalls ist auch die Risikobewertung zu überprüfen und die technisch-organisatorischen Maßnahmen sind anzupassen. Gegebenenfalls kann auch eine Datenschutz-Folgeabschätzung nach Artikel 35 DS-GVO notwendig sein. Soweit die Zweckänderung auch Auswirkungen auf Auftragsdatenverarbeitungen hat, müssen gegebenenfalls Verträge mit Auftragsverarbeitern angepasst werden.

In Anbetracht der hohen Bußgelder, die die Datenschutzgrundverordnung in Artikel 83 vorsieht, ist dringend den Verantwortlichen eine hohe Sorgfalt anzuraten. Ein Bußgeld ist unter anderem auch dann zu zahlen, wenn im Verarbeitungsverzeichnis die neuen Zwecke nicht genannt sind oder die Informationspflichten nach Artikel 13 oder Artikel 14 DS-GVO nicht eingehalten worden sind.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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