Serie: Der Zwang zur E-Mail-Archivierung I

EDV am Arbeitsplatz ist seit Jahren in der öffentlichen Verwaltung und in Unternehmen der Privatwirtschaft eine Selbstverständlichkeit. Dennoch erfolgt die Aufbewahrung von wichtigen Informationen vielfach immer noch auf Papier. Der Siegeszug des PC hat das papierlose Büro bisher nur wenig Realität werden lassen..

Für die Nutzung des Papiers in der Verwaltung gelten umfangreiche Vorschriften: 

  • Viele Behörden haben einen Aktenplan und daneben Anweisungen, wie Akten zu führen sind. Teilweise sichert auch „nur” die betriebliche Übung eine einheitliche Aktenführung. 
  • Die Bundesländer haben in der Form von Erlassen Aktenordnungen verabschiedet, die den Umgang mit „Schriftgut” regeln.  
  • Nach dem Ablauf von Aufbewahrungsfristen erfolgt, eine entsprechende Bedeutung des Schriftguts vorausgesetzt, die nach den Landesarchivgesetzen.

In ihrer genauen und differenzierten Formulierung wirken einige dieser Regelungen auf einen neutralen Betrachter eigentümlich. Die Niedersächsische Aktenordnung bestimmt in der alten Fassung beispielsweise, dass auch Schallplatten zum Schriftgut gehörten, oder dass die „Sachbearbeiteraktenablage” vom Sachbearbeiter geführt wird.

Die gründlichen Regelungen erfüllten jahrzehntelang ihren Zweck. Es wurde eine Aktenführung sichergestellt, die einem Dritten die Möglichkeit gibt, einen ihm unbekannten Vorgang auch nach Jahren nachvollziehen zu können.

Ist die EDV mit den Fachanwendungen lediglich eine bessere Schreibmaschine und wird ohnehin alles ausgedruckt und abgeheftet, besteht hinsichtlich der Aktenführung kein Handlungsbedarf.

An die Einführung der EDV knüpfte sich aber auch die Hoffnung, Papier und Platz für Akten zu sparen und die Abläufe effizienter zu gestalten. Es sollen Postlaufzeiten vermieden und allen Verfahrensbeteiligten eine Akte auf Knopfdruck gleichzeitig zugänglich gemacht werden können.

Die Realisierung dieser Ideen wird in diversen Projekten zum e-Government erprobt und erforscht.

In mehreren Beiträgen werden wir in diesem blog aufzeigen, dass bereits bei der heute eingesetzten EDV und den Fachanwendungen aus mehreren Gründen die Notwendigkeit und Pflicht besteht, E-Mails und die gesamte elektronische Post zu archivieren. Bisher steht die E-Mail-Archivierung vielfach noch nicht im Fokus des Verwaltungshandelns. Die vermehrte elektronische Aktenbearbeitung wird dies zukünftig ändern.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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