Ersetzendes Scannen im Verwaltungsverfahren

Das Verwaltungsgericht Wiesbaden hat in einem Urteil vom 26.09.2014 (Az. 6 K 691/14.BLA) deutlich gemacht, welche Anforderungen an ein ersetzendes Scannen zu stellen sind.

Hintergrund der Auseinandersetzung war ein Asylverfahren. Das Verwaltungsgericht Wiesbaden hatte bereits zuvor Versäumnisse bei der elektronischen Aktenführung der Behörde deutlich beanstandet.

Im öffentlichen Recht gewinnt die elektronische Akte zukünftig erhebliche Bedeutung, da bis zum Jahr 2020 gemäß § 6 E-Government-Gesetz diese Form der Aktenführung vollständig umgesetzt werden muss. Nach § 7 Abs. 2 E-Government-Gesetz sind dann Papierdokumente, beispielsweise eingehende Anträge von Bürger, ersetzend zu scannen. Damit einher geht die Vernichtung oder Rückgabe der Originale und eine Überführung der Originale in die elektronische Akte. Auch für die Akten der Verwaltungsgerichte gelten ab 01.01.2018 gemäß´§ 55 b Verwaltungsgerichtsordnung (neue Fassung) besondere Anforderungen zum ersetzenden Scannen.

In dem Urteil vom 26.09.2014 formuliert das Gericht Anforderungen an die Qualitätskontrolle. Die Asylverfahrensakte war nicht ordnungsgemäß geführt, zum Teil bestand diese aus nicht leserlichen, gescannten Dokumenten. Allerdings waren die Dokumente, die mangelhaft gescannt worden waren, nicht entscheidungserheblich. In den Entscheidungsgründen sprach das Gericht sogar von einer „Möchtegern“-Ausländerakte des Main-Taunus-Kreises.

Die Richter fordern, dass beim Scannen zur Erstellung einer elektronischen Akte sicherzustellen ist, dass mangelhafte Scan-Vorgänge erkannt werden. Dazu gehören beispielsweise fehlende Seiten, mangelhafte Lesbarkeit oder fehlende Dokumentenzusammenhänge. Darüber hinaus müsse eine geeignete Qualitätskontrolle stattfinden. Gegebenenfalls ist eine erneute Erfassung bei mangelhaften Scan-Vorgängen notwendig. Die Dokumente müssen in Originalgröße, in Originalfarben sowie richtig lesbar und vollständig eingescannt werden.

Mit anderen Worten: Ein eingescanntes Dokument muss durch die Behörde auf Qualität geprüft und mit einem Übereinstimmungsvermerk versehen werden. Dies erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur.

Derzeit üblich ist häufig eine hybride Aktenführung, das heißt, es gibt elektronische und papiergebundene Akten parallel, häufig auch ohne Verweis auf den jeweils anderen Teil. Hier sind zukünftig andere Anforderungen an die Verwaltung und die Aktenführung zu stellen. Beim ersetzenden Scannen ist auch die BSI-Richtlinie TRRESISCAN 03138 als Stand der Technik zu beachten. Diese Anforderungen sollten nicht unterschätzt werden. Zwar ist keine vollständige Sichtprüfung erforderlich, es sollte aber jede Minderung des Beweiswertes der eingescannten Dokumente vermieden werden und eine Qualitätssicherung intern festgelegt und auch eingehalten werden. Bei allen Maßnahmen ist auch zu dokumentieren, dass eine entsprechende Überwachung durch die Behördenleitung erfolgte, wie dies für jede Delegation notwendig ist.

 
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