Der Zwang zur E-Mail-Archivierung II

In den meisten Behörden wirkt sich das starke Anwachsen des -Aufkommens schon allein aus Speicherplatzgründen unmittelbar auf die vorhandene IT-Infrastruktur aus. Verwaltungen führen Speicherlimits ein, um so den wachsenden Speicherbedarf und die damit verbundenen Kosten und Aufwände zu begrenzen.

Benutzer behelfen sich bei solchen Begrenzungen, indem sie Daten in ein lokales E-Mail-Repository (PST-Datei oder andere Dateien, abhängig vom eingesetzten E-Mail-Programm) auf ihren Desktop/Laptop verschieben, um freien Speicher auf dem zentralen E-Mail-Server zu schaffen und so die Sperrung ihrer E-Mails wieder aufzuheben. Das Verschieben der lokalen Kopie einer E-Mail aus der Mailbox in eine E-Mail-Repository-Datei löscht die        E-Mail automatisch aus der Mailbox auf dem Server, so dass sie bei einem Suchlauf auf dem Server nicht mehr gefunden wird.

Durch die entfernten Daten ist zwar auf dem Server Speicherplatz frei geworden, jetzt belegen diese Daten aber den lokalen Speicher auf dem Desktop/Laptop, der viel weniger im Fokus der steht, als der Server oder der zentrale Speicher. Das Risiko, dass damit Informationen für das Verwaltungshandeln verloren gehen und für eine ordnungsgemäße Aktenführung nicht zur Verfügung stehen, steigt bei lokalen Speicherungen erheblich.

Das Verschieben von E-Mails und Anhängen in E-Mail-Repository-Dateien beeinträchtigt daneben die Integrität des zentralen E-Mail-Speichers, da für die lokalen E-Mail-Repository-Dateien meist nicht der hohe Sicherheitsstandard angewendet wird, der für den zentralen Speicher gilt. Für viele Behörden kann aufgrund der unzureichenden Kontrolle der E-Mail-Repository-Dateien ein Risiko entstehen. 

  • E-Mail-Repository-Dateien erhöhen den Speicherbedarf, weil Benutzer durch die mehrfache Speicherung ein und derselben E-Mail in verschiedenen E-Mail-Repository-Dateien das Single Instancing außer Kraft setzen
  • E-Mail-Repository-Dateien sind überall verteilt, schwer kontrollierbar und nicht zentral durchsuchbar – die in ihnen enthaltenen Informationen unterliegen jedoch ebenso den rechtlichen Rahmenbedingungen wie eine E-Mail auf dem zentralen Server;
  • E-Mail-Repository-Dateien existieren nur auf dem Desktop/Laptop und werden nicht auf den zentralen Server repliziert, für sie greifen also nicht dieselben Backup-Richtlinien;
  • E-Mail-Repository-Dateien werden bei Suchläufen auf dem zentralen Server nicht gefunden, so das E-Mails und ihre Anhänge unter Umständen für verloren oder nicht vorhanden gehalten werden.
  • E-Mail Anhänge werden oft lokal abgespeichert, was die Integrität der enthaltenen Information außer Kraft setzt.

Unter Berücksichtigung der Ziele, die Bund und Länder bei ihren e-Governemnt-Planungen und -Konzepten verfolgen, ist mit einer weiteren Zunahme der elektronischen Kommunikation zu rechnen. Die derzeitigen E-Mail-Systeme bewältigen vielfach die Archivierung nur unzureichend. Zukünftig werden neben den technischen Herausforderungen auch die rechtlichen Anforderungen an eine funktionierende Archivierung mehr im Fokus stehen.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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