Archivierung von E-Mails – Pflichten für die öffentliche Verwaltung

E-Mail-Archivierung und die dazugehörenden gesetzlichen Verpflichtungen sind nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die öffentliche Hand ein Thema. Verschiedene rechtliche Gesichtpunkte spielen dabei zusammen. Neben den Akteneinsichtsrechten im Rahmen des Verwaltungsverfahrens und im Rahmen verwaltungsgerichtlicher Auseinandersetzungen gewinnen die Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder, das Umweltinformationsgesetz und das kommende Verbraucherinformationsgesetz erheblich an Bedeutung. Akteineinsichtsrechte und Auskunftsansprüche sind unter Berücksichtigung der besonderen Eigenart der elektronischen Kommunikation neu zu bewerten. Damit ändern und erhöhen sich die Anforderungen an die elektronische Dokumentenarchivierung.

In der Zukunft ist die neue Dienstleistungsrichtlinie (RL 2006/123/EG) zu beachten, die von den Mitgliedstaaten bis Ende 2009 umzusetzen ist. Es sollen elektronische Informationsangebote, die Möglichkeit elektronischer Kommunikation zwischen Dienstleister und zukünftig einheitlichen Ansprechpartner sowie die Möglichkeit geschaffen werden, das gesamte Verwaltungsverfahren mittels elektronischer Dokumente und Bescheide durchzuführen.

 

 

Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung

 

Mit Hilfe der Archivierungssysteme soll in der öffentlichen Verwaltung sichergestellt werden, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut und damit auch von E-Mails soll folgende Aspekte gewährleisten:

 

– Die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Sach- und Bearbeitungszusammenhangs,

– die Behandlung der Sache ohne Verzögerung und

– die Aufbewahrung der Dokumente entsprechend ihrem Bearbeitungswert.

 

Dabei fordern die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung die Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente. Einzelne Dokumente müssen zweifelsfrei identifizierbar sein und nach formalen Kriterien wieder auffindbar sein. Dieser Aspekt wird bei einer „lokalen Speicherung von E-Mail-Repository-Dateien auf Desktops/Laptops“ nicht berücksichtigt. Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung erfordern weiterhin, dass Dokumente zu den übrigen vorgangsbezogenen Dokumenten eindeutig in Beziehung gesetzt werden können und damit das Gebot der Vollständigkeit der Akten eingehalten wird.

 

An dieser Stelle ist der Gedanke der Rechtsstaatlichkeit gem. Art. 20 Grundgesetz zu zitieren. Die öffentliche Verwaltung hat ein faires Verwaltungsverfahren sicherzustellen. Dazu gehört die Führung vollständiger und wahrheitsgetreuer Akten. Nur wenn die öffentliche Verwaltung verpflichtet ist, Akten zu führen und die Dokumentation einen hinreichenden Grad an Richtigkeit und Vollständigkeit besitzt, wird in der Praxis eine Transparenz der Entscheidung und ihrer Grundlagen gesichert. Es soll und muss auch zukünftig verhindert werden, dass Behörden und die öffentliche Verwaltung ihre Entscheidung auf nicht nachprüfbare und nicht nachvollziehbare Quellen und Erkenntnisse gründet, was beispielsweise das Bundesverwaltungsgericht in einem Urteil vom 09.04.1991 (BVerwGE 87, 152) unterstrichen hat.

 

 

§ 133 StGB – Verwahrungsbruch: Alles nicht so schlimm?

 

Eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung erfordert eine Organisation der Altablage und Archivierung. Im Archiv werden die Akten ausgesondert gesammelt, die aus historischen oder rechtlichen Gründen dauernd aufzubewahren sind. In der öffentlichen Verwaltung ist derzeit ein noch oft ungelöstes Problem die Archivierung elektronischer Daten. Zum einen fehlt es an Konzepten und Anweisungen zur Archivierung der elektronischen Kommunikation, zum anderen sind die Frage der physischen Haltbarkeit der Datenträger sowie der technischen Lesbarkeit der Daten in der Zukunft ungeklärt.

 

§ 133 Strafgesetzbuch (StGB) verweist darauf, dass Schriftstücke nicht der dienstlichen Verfügung entzogen werden sollen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden. Der Gesetzgeber verdeutlicht damit, dass ihm ein sorgfältiger Umgang mit Schriftstücken in der öffentlichen Verwaltung wichtig ist. Im Einzelnen heißt es in § 133 StGB wie folgt:

 

§ 133 Verwahrungsbruch

(1) Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden oder ihm oder einem anderen dienstlich in Verwahrung gegeben worden sind, zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.

(2) Dasselbe gilt für Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in amtlicher Verwahrung einer Kirche oder anderen Religionsgesellschaft des öffentlichen Rechts befinden oder von dieser dem Täter oder einem anderen amtlich in Verwahrung gegeben worden sind.

(3) Wer die Tat an einer Sache begeht, die ihm als Amtsträger oder für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten anvertraut worden oder zugänglich geworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.

 

Bei der Definition des Begriffs „Schriftstücke“ ist § 11 Abs. 3 StGB zu beachten

 

§ 11 Personen- und Sachbegriffe

(3) Den Schriften stehen Ton- und Bildträger, Datenspeicher, Abbildungen und andere Darstellungen in denjenigen Vorschriften gleich, die auf diesen Absatz verweisen.

Die Vorschrift des § 133 StGB soll den dienstlichen Gewahrsam von Behörden sowie das Vertrauen der Allgemeinheit in die Sicherheit amtlicher Verwahrung und in die zuverlässige Erfüllung der behördlichen Aufgaben schützen. Unter diesem Gesichtspunkt gewinnt diese Vorschrift in Anbetracht des E-Mail-Aufkommens in der öffentlichen Hand an Bedeutung. Zukünftig wird die Frage intensiver zu diskutieren sein, ob der Begriff „Schriftstücke“ nicht auch die E-Mails erfasst, die zu Vorgängen und Akten in der öffentlichen Verwaltung ein- und ausgehen. Nur so kann das gesetzgeberische Ziel des § 133 StGB auch in Zukunft erreicht werden.

 

 

Schlussfolgerungen

 

– Rechtsstaatliches Handeln fordert von den Behörden die Führung vollständiger und wahrheitsgetreuer Akten. Dies wird durch Ausführungen des Gesetzgebers in Gesetzesbegründungen und durch Urteile bestätigt. Die öffentliche Verwaltung sollte sich einer kritischen Öffentlichkeit mit Maßnahmen präsentieren, die diese Vorgaben alltagstauglich umsetzen.

– Unter strafrechtlichen Gesichtspunkten besteht eine Pflicht der Behörden, relevante Daten aufzubewahren. Dies ist ohne entsprechende Richtlinien und Systeme nicht durchführbar und bringt alle Verantwortlichen ohne entsprechende Umsetzungsmaßnahmen in eine rechtlich riskante Situation.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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