Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen ist ein interessantes Thema, welchem wir uns in diesem Beitrag widmen möchten. Die Möglichkeiten mit Hilfe modernen Informationstechnologie seinen Verwaltungsaufwand zu reduzieren sind in den letzten Jahren stetig vielfältiger geworden und finden mittlerweile in einer großen Anzahl von Unternehmen Anwendung. Und dies ist auch nur zu gut nachzuvollziehen, wenn man sich ansieht was so mancher Betrieb an Papier-Dokumenten aufbewahrt bzw. aufbewahren muss, um seinen Dokumentationspflichten gegenüber Finanzämtern oder verschieden Wirtschaftsprüfern nachzukommen. Vor dem Hintergrund der hiermit verbundenen Kosten erscheint es für betroffene Unternehmen grundsätzlich nur logisch diesen Aufwand zu reduzieren, indem Belege und andere Dokumente einfach digitalisiert und dann in elektronischen Archiven abgelegt werden. Häufig ist es dann jedoch für betroffene Unternehmen, welche ihre Belege einscannen und elektronisch weiterverarbeiten fraglich, ob sie nun die Papieroriginale vernichten können oder nicht?

Ersetzendes Scannen statt Papierunterlagen

Prinzipiell ist diese Möglichkeit gegeben, man spricht hier vom ersetzenden Scannen. In der Folge können Papierunterlagen regelmäßig entsorgt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass sowohl der Prozess des Scannens an sich, als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege eine  Manipulation nicht zulassen. Damit dies gewährleistet sein kann, ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse im Betrieb unerlässliche Bedingung.

In sehr vielen großen Unternehmen der Privatwirtschaft ist das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen schon zum jetzigen Zeitpunkt eine verbreitete Praxis und auch die Finanzverwaltung kennt bereits eine Vielzahl von Fällen in denen die Vorgehensweise grundsätzlich anerkannt ist.

Reduzierung der Archivierungsaufwände durch ersetzendes Scannen

Hierbei lässt sich unter Berücksichtigung der erforderlichen Aufbewahrungspflichten der Aufwand für die Archivierung und Bearbeitung großer Akten- und Datenmengen reduzieren. Offensichtlich garantiert das Vorgehen nicht nur einen höheren Komfort bei der Bearbeitung, sondern es ermöglicht es den anwendenden Unternehmen schlicht und ergreifend bares Geld zu sparen, da nicht nur die Flächen für die Archivierung obsolet werden, sondern auch die Kosten für betriebliche Abläufe, soweit die Logistik betroffen ist reduziert werden können. Dass dieses technische Voranschreiten im Bereich ersetzendes Scannen ein immenses wirtschaftliches Potential bietet, ist nicht nur in der Wirtschaft erkannt worden, sondern auch den Verantwortlichen in der Politik nicht verborgen geblieben. Ein Vorangehen der Politik scheint auch unumgänglich, bemängeln doch immer noch eine Vielzahl von Organisationen und Verbänden, insbesondere solche die mittelständischen Unternehmen nahestehen, eine fehlende Rechtssicherheit. Und mittlerweile wurde diese Hoffnung bestärkt, so hob  Bundeswirtschaftsminister Sigmar Gabriel in einer Rede, die er vor dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR) hielt, das Ersetzende Scannen als wichtigen Beitrag zum notwendigen Abbau von überflüssiger Bürokratie hervor. Der Bundeswirtschaftsminister stellte hierbei zwar ganz klar, dass das Vorgehen grundsätzlich zulässig sei, er gestand jedoch ein, dass einfach zu wenig Unternehmen über die Technik an sich, oder aber über die rechtlichen Anforderungen Bescheid wüssten.

Originale werden trotz ersetzendem Scannen aufbewahrt

Häufig ist es bislang noch so, dass Originale in den allermeisten Fällen weiterhin aufbewahrt werden, damit Konflikte mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsvorschriften, die eventuell durchaus weitreichende Folgen haben könnten, vermieden werden. So ist es etwa so, dass bei weitem nicht alle Unterlagen aus rechtlichen Gründen durch Scannen ersetzt werden können, Bürgschaftserklärungen oder Urkunden die durch eine besondere Heftung, wie Siegel oder einen Stempel aus Papier besonders gesichert sind, stellen Beispiele hierfür dar.

Nichtsdestotrotz nutzen viele Unternehmen die Technik des ersetzenden Scannens jedoch insoweit, als dass zur Erleichterung der internen Aktenbearbeitung die meisten Dokumente eingescannt werden. Zwar wird hierdurch ein Vorteil des ersetzenden Scannens erfasst und genutzt, es verbleibt jedoch der zur Aufbewahrung der Papieroriginale nötige Verwaltungsaufwand, der an sich oftmals eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung der betroffenen Stellen darstellt.

Können die Originale nach dem Scannen vernichtet werden?

Ob und in wie fern die Möglichkeit zur Vernichtung des Papiers nach dem Scannen besteht, hängt vor allem vom Dokumententyp und vom Prozess der Digitalisierung ab. Welche Anforderungen jeweils an den Vorgang zu stellen sind bestimmt sich in Anbetracht der gesetzlichen Anforderungen, denen der Scannende unterliegt (so bestehen naturgemäß z.B. Unterschiede zwischen Vorgängen in der Privatwirtschaft im Vergleich zu Behörden oder zwischen private im Vergleich mit gesetzlichen Krankenkassen). Dies stellt allerdings keinesfalls ein Todschlagargument gegen die Nutzung des ersetzenden Scannens dar. Vielmehr wird hierdurch lediglich der Rahmen dargestellt, an welchem sich unternehmen zu orientieren haben.

Eine Vielzahl von Experten ist im Gegenteil der Auffassung, dass insbesondere was kleine und mittlere Unternehmen des Mittelstandes betrifft, ein großer Aufholbedarf in Sachen ersetzendes Scannen besteht und die Ersparnisse die Risiken in den meisten Fällen deutlich aufwiegen würden.

Unproblematisch ist das Vorgehen beim ersetzenden Scannen im Hinblick etwa auf kaufmännische Dokumente, die keine Unterschrift tragen. Für solche Dokumente ohne Unterschrift besteht bereits seit den 90er Jahren die rechtliche Möglichkeit diese ersetzend zu scannen. Ein solches Dokument auch physisch weiter aufzubewahren ist dann, zumindest für einen längeren Zeitraum, in der Regel nicht mehr nötig. Aller höchsten ein Aufbewahren des originären Papierdokuments für einen begrenzten Zeitraum (z.B. einen Monat) kann sich im Einzelfall als Sinnvoll erachtet werden.

Dies ist jedoch nicht für jegliche Dokumenttype so einfach möglich. So gibt es tatsächlich noch eine Anzahl von Dokumententypen, die nicht nach dem Scannen vernichtet werden dürfen. Dies gilt etwa für Bürgschafts- oder Grundbuch-Urkunden, notariell beurkundeten Verträgen, Checks, Zollbelegen, Wertpapieren ebenso wie bei Wechseln oder bei Originalen, die dem Kunden die einem Kunden eventuell wieder zugesandt werden müssen. In diesen Fällen ist die physische Lagerung auch weiterhin nicht nur ratsam sondern zwingend erforderlich.

Probleme entstehen insbesondere im Hinblick auf die in den verschiedenen Rechtsgebieten teilweise recht unterschiedlich gestalteten  Regelungen, was die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens angeht, sowie Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich gestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen stellen rechtliche Hürden dar.

Beweiskraft beim ersetzenden Scannen

Oft ist es auch so, dass Beschäftigte dem Scan einfach nicht die Rechtssicherheit und Beweiskraft zusprechen, wie sie bei den bekannten Papierdokumenten gesehen wird. Dabei ist jedoch nicht immer gesagt, dass ein Papier eine höhere Beweiskraft aufweist als ein Scan. In den allermeisten Fällen werden auch elektronische Dokumente in Gerichtsverfahren anerkannt. Von größerer Bedeutung ist vielmehr, wie auch bei herkömmlichen Akten, dass diese mit ausreichenden Mechanismen gegen Manipulation geschützt sind.

Es ist jedoch ungeachtet einiger Anstrengungen von staatlicher Seite so, dass die technische Umsetzung schlicht und ergreifend dem Anwender obliegt, da das Recht lediglich einen Rahmen schaffen kann. Da mittlerweile viele verschiedene Produkte zum ersetzenden Scannen am Markt vorhanden sind, die eine technische Umsetzung der Prozesse ermöglichen sollen, verbleibt eine Unsicherheit bei der tatsächlichen Anwendung, insbesondere weil bei der Integration und Umsetzung der abstrakten Sicherheitsvorgaben stark Variationen auftreten und manche Lösungen de facto völlig unzureichend sind.

Um einmal aufzuzeigen welche Pflichten die Dokumentation eines solchen Vorgangs mit sich bringt, und wie diese exemplarisch zu bewerkstelligen ist, hat die DATEV eG diesbezüglich nun die “DATEV Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen” erarbeitet.

Besonders unterstrichen wird hierbei insbesondere die Pflicht zum sauberen dokumentieren der Scanprozesse als zentraler Aspekt bei der Erfassung.

Verfahrensdokumentation und ersetzendes Scannen

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt die relevanten Verfahren und Schritte, welche nötig sind um die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung bei Vernichtung der Papierdokumente rechtssicher zu gewährleisten.

Demnach können Gegenstand einer solchen Digitalisierung all jene Dokumente sein, die eine Belegfunktion für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bzgl. handels- und/oder steuerrechtlicher Verpflichtungen erfüllen und deshalb einer Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Hierbei werden insbesondere die rechtlichen Rahmenrichtlinien herausgearbeitet, und etwa die Fristen für eine Aufbewahrung digitaler Unterlagen aufgezeigt. Hierbei betragen demnach beispielsweise die Aufbewahrungsfristen für Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Belege für Buchungen 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist digitaler Unterlagen beträgt 6 Jahre für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen

Jedoch bestehen auch weiterhin Verpflichtungen, manche Dokumente im Original aufzubewahren, dies gilt etwa für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Die müssen und werden auch im Falle einer zusätzlichen Digitalisierung im Original aufbewahrt.

 Ersetzendes Scannen und Beweiskraft vor Gericht

Von besonderem Interesse ist diesbezüglich auch eine Simulationsstudie, welche die Universität Kassel ebenfalls gemeinsam mit der DATEV eG durchgeführt hat. Ziel benannter Studie war es vor allem, die Rechtssicherheit oben beschriebener Archivierungsmethoden (ersetzendes Scannen) aufzuzeigen. Zu diesem Zwecke wurde eine Anzahl von Gerichtsverhandlungen simuliert, und in diesem Zuge die Beweiskraft der angeführten Dokumente auf die Probe gestellt. Das stolz formulierte Ergebnis der Studie ist laut der Initiatoren, dass in einer überwiegenden Mehrzahl von Fällen die Richter entschieden, dass eine elektronische Kopie durch ersetzendes Scannen als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. Die Studie dient überdies dazu, in einem Rechtsgebiet mit bisher marginaler Rechtsprechungserfahrung Argumente zu sammeln und Leitlinien zu schaffen.

Zwar wiesen auch die durchführende DATEV eG und die Universität darauf hin, dass eine solche Studie nicht abschließende Rechtssicherheit bezüglich ersetzendes Scannen gewährleisten kann, nichtsdestotrotz stellt das Vorgehen einen interessanten Ansatz und einen wichtigen Schritt bei der Schaffung von Rechtssicherheit und für das Vorantreiben papierloser Dokumentenarchivierung.

Für interessierte Unternehmen oder Personen, stehen diesbezüglich auf der DATEV Homepage weiter Informationen zur Verfügung (http://www.datev.de).

Im Anbetracht der umfassenden Möglichkeiten und des großen Einsparungspotentials, empfiehlt es sich auch für kleinere Unternehmen sich zumindest einmal mit der Technik auseinanderzusetzen.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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