Öffentlicher Dienst – Das Ausscheiden von Mitarbeitern datenschutzgerecht organisieren

Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps“. Hinter dieser urdeutschen Redewendung steht der Gedanke einer strikten Trennung zwischen einer IMG_0098beruflichen und privaten Lebenssphäre. Arbeit war früher eine materielle Notwendigkeit zur Bestreitung des Lebensunterhalts und folgte dem Rhythmus der Stechuhr. Einmal zum Feierabend ausgestempelt, endete auch die Aufsicht des Arbeitgebers. Die Arbeitswelt war analog und weniger vernetzt.

In der heutigen digitalen und vernetzten Berufswelt schwindet diese strikte Trennung zunehmend. Das Ausscheiden eines Mitarbeiters stellt einen Vorgang dar, welcher eine angemessen hohe Aufmerksamkeit erfordert und auch rechtfertigt. So müssen regelmäßig neben der Personal- auch die IT-Abteilung in diesen Prozess eingebunden und miteinander abgestimmt werden.

Das Spannungsfeld: Datenschutz, Persönlichkeitsrecht und Archivierung…

Juristisch spielt an dieser Stelle insbesondere die Frage der Mail-Archivierung eine Rolle. Die E-Mail wird innerbetrieblich zwischen Abteilungen und natürlich auch zur außerbetrieblichen Kommunikation verwendet. Problematisch wird es dann, wenn es keine Dienstanweisungen zur privaten Mailnutzung gibt. Ist dies nicht der Fall, dann besteht die Gefahr einer „dualen“ Nutzung der dienstlichen Mail-Adresse mit der Folge, dass sich in der dienstlichen Mailbox Dienstliches wie Privates anhäuft. Private Mails sind durch das Postgeheimnis und allgemeine Persönlichkeitsrecht geschützt, welches nach überwiegender Auffassung auch postmortal existiert. Wenn die private Mailnutzung dienstlich ausgeschlossen ist, können viele Probleme vermieden werden. Zwar wird man bestimmen Mails durch Ihren Betreff einen bestimmten dienstlichen Vorgang zuordnen können, dass hier aber nicht auch eine zusätzliche private Mitteilung mitenthalten ist, ist dadurch nicht ausgeschlossen. Ohne das Öffnen und Lesen einer Mail kann der Charakter einer Mail häufig nicht bestimmt werden. Dies kann aber rechtlich schon unzulässig sein. Ein anderes Problem sind die gesetzlichen Archivierungs- und Löschpflichten, die bei privaten Mails zu teilweise kaum lösbaren Problemen führen können, wenn ein Konflikt zur Persönlichkeitsrecht eines Betroffenen besteht.

So unwahrscheinlich es auch erscheinen mag, denkbar ist auch, dass sich innerhalb einer dienstlichen Mailbox ein urheberrechtlich geschütztes literarisches Werk befindet. Der Urheber kann grundsätzlich Zugang zu seinem Werk oder auch dessen Zerstörung verlangen.

Noch problematischer wird es, wenn ein Mitarbeiter verstirbt, da dessen private Korrespondenz grundsätzlich nicht dem Erben zufällt, was ohnehin schon kompliziert genug wäre, sondern dem nächsten Angehörigen des Erblassers, da nur vermögenswerte Rechtspositionen gemäß § 1922 Abs. 1 BGB auf den Erben übergehen.

Nach dieser Sensibilisierung für die Problematik sollen ein paar einfache Schritte aufgezeigt werden, diesen Prozess so zu gestalten, dass vermeidbare „klassische“ Probleme in diesem Bereich umgangen werden.

Schritt 1: Planungsphase

Zunächst ist es erforderlich, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, an welcher Stelle Maßnahmen überhaupt ergriffen werden müssen. Dies hängt davon ab, ob und wenn in welchem Maß es dienstliche Anweisungen zu den Kernfragen private Internetnutzung, private Nutzung der dienstlichen Mailadresse und der IT-Arbeitsmittel gibt.

Ist die private Nutzung insgesamt ausgeschlossen, dann stellen die nachfolgenden Schritte vielmehr eine absichernde Dokumentation dar. Die Praxis zeigt, dass dies jedoch eher die Ausnahme ist.

Generell stellen sich folgende Fragen: Wie ist der Status des jeweiligen Mitarbeiters? Wo ist der Mitarbeiter noch in Vorgänge eingebunden? Welche Daten des Mitarbeiters werden wo noch verarbeitet? Wurden dem Mitarbeiter Material oder Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt und müssen diese nun zurückgefordert werden? Zur Sicherheit sollte geklärt werden, ob der Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden noch Einfluss auf Vorgänge und Prozesse nehmen kann, z.B. indem er sich weigert, seinen Mail-Account Dritten zugänglich zu machen. Soweit erforderlich und vorhanden, können die datenschutzrechtlichen Verfahrensverzeichnisse dabei helfen, persönlichkeitsrechtlich relevante Bereiche zu identifizieren.

Schritt 2: Umsetzung

Die dienstliche Mailadresse hat Priorität. Dem ausscheidenden Mitarbeiter sollte frühzeitig mitgeteilt werden, dass er seine elektronische Korrespondenz nach persönlichen oder privaten Inhalten durch zusehen und diese nach einer Speichermöglichkeit zu löschen hat. Dies gilt zur Sicherheit auch, wenn diese Frage eigentlich dienstlich geregelt wurde und erst Recht, wenn es zwar eine dienstliche Anweisung gibt, diese jedoch nie kontrolliert wurde.

Ist zu befürchten, dass ein mit der Ausscheiden unzufriedener Mitarbeiter auch dienstliche Korrespondenz bewusst löschen wird, dann kann dieser Prozess durch einen vertrauensvollen Mitarbeiter begleitet werden, um das Missbrauchspotenzial möglichst gering zu halten.

Der Mitarbeiter wird sodann aufgefordert schriftlich zu bestätigen, dass keine privaten Inhalte in der Mailbox (mehr) vorhanden sind und dass etwaige übersehen private Nachrichten nach seinem Ausscheiden ggf. gelöscht werden dürfen.

Der Mitarbeiter sollte außerdem eine Rundmail an wichtige Kommunikationspartner schicken und sein Ausscheiden mit einem neuen Kontakt mitteilen und mit entsprechenden Inhalt eine automatische Antwortmail einrichten. Noch vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters sind die Zugangsdaten zur Mailadresse auszutauschen.

Die IT-Abteilung hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass der ausscheidende Mitarbeiter etwaige IT-Arbeitsmittel (z.B. PC, Smartphone, Diensttelefon) rechtzeitig bis zu seinem Ausscheiden frei von privaten Inhalten zurückgibt. Der Mitarbeiter sollte auch dies schriftlich bestätigen.

Aus der IT-Abteilung sollte ein Ansprechpartner benannt werden, der dem Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite steht, um den Übergang so reibungslos wie möglich vollziehen zu können.

Schritt 3: Prüfung der Umsetzung / Sicherstellung der Dokumentation

Bevor der Mitarbeiter endgültig ausscheidet, sollte nach dem Vier-Augen-Prinzip noch einmal geprüft werden, ob die in Schritt 1 festgesetzten Maßnahmen in Schritt 2 wirklich umgesetzt wurden, insbesondere ob der ausscheidende Mitarbeiter die erforderlichen Erklärungen auch unterzeichnet hat.

Fazit / Praxistipp

Das Ausscheiden von Mitarbeitern erfordert einen strukturierten Prozess. Er sollte jedoch keine unnötigen Ressourcen binden. Idealerweise bestehen detaillierte Dienstanweisungen zu den Themen private Internetnutzung, private Mailnutzung, private Nutzung von IT-Arbeitsmitteln. Dies erleichtert nicht nur die oben genannte Umsetzung, sondern hilft beim plötzlichen unvorhergesehenen Ausscheiden eines Mitarbeiters, wenn keine ausreichende Vorlaufzeit und Mitwirkung des Betroffenen möglich ist.

Praxistipp: Die private Nutzung der dienstlichen Mailadresse sollte ausgeschlossen werden. Mitarbeiter können dann immer noch private Mails über Gmail, GMX oder Yahoo via Internet verschicken. Wer die private Nutzung nicht ausschließen möchte, sollte in die Arbeitsverträge einen Passus aufnehmen, dass der Mitarbeiter darin einwilligt, dass seine private Korrespondenz nach seinem Ausscheiden von Dritten gelesen und auch vernichtet werden darf.

 
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