Mitarbeiterbefragungen – wo sind die datenschutzrechtlichen Grenzen?

Die Frage, ob und inwieweit Mitarbeiterbefragungen rechtlich zulässig sind, richtet sich nach den Themen, die der Befragung zugrunde liegen. Beispielsweise ist es etwas anderes, ob Fragen rund um die Aufgaben im Beschäftigungsverhältnis gestellt werden, oder ob etwa die persönliche Zufriedenheit abgefragt wird. Spannend ist dies juristisch deswegen, weil dabei meistens personenbezogene Daten erhoben werden, dies aber nach dem BDSG nur dann erlaubt ist, wenn die Betroffenen freiwillig die Daten preisgeben. Einem Mitarbeiter aber Freiwilligkeit zu unterstellen, wenn der Chef die Fragen stellt, ist zu einfach gesagt. Oft fehlt es aufgrund des Über- und Unterordnungsverhältnis in der Arbeitswelt an einer echten Freiwilligkeit.

Grundsätzliches Fragerecht für den Arbeitgeber

Prinzipiell hat der Arbeitgeber gegenüber seinen Angestellten ein Fragerecht, was datenschutzrechtlich zulässig ist, soweit die dabei erhobebenen Daten erforderlich dafür sind, das Arbeitsverhältnis weiterzuführen. Hierbei ist wichtig, dass diese Datenerhebung durch Fragen erforderlich ist – ein reines Interesse ist also nicht ausreichend. Dieses Fragerecht ist vom sogenannten Direktionsrecht umfasst, denn der Arbeitgeber kann grundsätzlich Auskunft über arbeitsrelevante Sachverhalte von seinen Mitarbeitern verlangen. Beispiele dafür sind Mitarbeiterjahresgespräche oder Krankenrückkehrgespräche. Hierbei muss dem Arbeitnehmer aber der Zweck des Gesprächs offengelegt werden, und auch ein Hinweis erfolgen, inwieweit Auskunft überhaupt erteilt werden muss – denn Persönlichkeitsrechte müssen gewahrt werden, und auch der aus dem Strafrecht bekannte Grundsatz, das sich niemand selbst belasten muss, sollte im Hinterkopf behalten werden.

Es gibt aber auch Befragungen, die nicht im persönlichen Gespräch, sondern allgemein erfolgen, wenn beispielsweise die gesamte Belegschaft zu einem Sachverhalt Auskunft oder Einschätzungen geben muss. Zweck dieser Massenbefragungen ist es immer, die Stärken und Schwächen des Unternehmens zu lokalisieren und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen. Zu den häufig gestellten Fragen gehört dabei die Motivation, die Zufriedenheit, die Zusammenarbeit und Ähnliches.

Anonymisierung empfohlen, dann gibt es keine Probleme

Fragen solcher Art ergeben datenschutzrechtlich keine Bedenken, wenn sie anonym beantwortet werden können. Allerdings ist dafür echte Anonymität erforderlich, es dürfen also keine Rückschlüsse auf die Personen hinter der Antwort gezogen werden können. Hierbei würde beispielsweise das Beantworten einer Frage durch Nutzung des jeweiligen Email-Accounts des Arbeitnehmers schon den Anforderungen an echte Anonymität nicht genügen. Anonym heißt: nur mit unverhältnismäßigem Aufwand oder gar nicht ist der Verfasser ausfindig zu machen.

mit Personenbezug

Meistens ergibt sich allerdings, dass personenbezogene Daten vorliegen. Dann muss das BDSG beachtet werden. Grundsätzlich gilt, dass Datenerhebung vermeidet werden soll, und wo sie nicht vermeidbar ist, soll sie sparsam erfolgen. Sollten personenbezogene Daten also erhoben werden müssen, darf dies nur zum Zweck des § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG erfolgen, also zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses. Darunter fallen schon nicht subjektive Einschätzungen der Situation, wie beispielsweise Motivation oder Zufriedenheit. Hier muss der Arbeitnehmer nicht antworten, oder anders gesagt: diese Fragen sind vom Zweck des BDSG nicht gedeckt. Außerdem steht hier die Freiwilligkeit meistens entgegen, denn der Arbeitnehmer ist vom Arbeitgeber abhängig und kann somit nicht völlig frei entscheiden, ob er überhaupt an der Befragung teilnehmen möchte. Grundsätzlich könnte denkbar sein, zur Vermeidung dieser Freiwilligkeitsproblematik ein Forschungsinstitut, also einen Dienstleister einzuschalten, gegenüber dem der Arbeitnehmer dann selbstständig entscheiden könnte. Allerdings muss hier beachtet werden, dass dies die Regelungen über die Auftragsdatenverarbeitung des BDSG in Gang setzt.

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Rechtsanwalt Thomas Feil

 
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