Digitale Langzeitarchivierung und Datenschutz

In der öffentlichen Verwaltung ist das Thema Langzeitarchivierung zunehmend wichtig, Bundesbehörden. Landesbehörden und Kommunen stehen dabei vor erheblichen Herausforderungen, digitale Informationen nicht nur in elektronischer Form zu speichern, sondern im Rahmen der Aufbewahrungspflichten an digitale Langzeitarchive weiterzugeben. 

Neben vielfältigen technischen Herausforderungen sollten die rechtlichen Anforderungen nicht außer Acht gelassen werden. 

Zu den technischen Herausforderungen gehört die Festlegung von Dateiformaten, die im digitalen Archiv genutzt werden sollen, die Entscheidung für ein Archivierungssystem und Anforderungen an den Speicherplatzbedarf und die IT-Sicherheit. Um eine Langzeitarchivierung sicherzustellen, müssen Storage-Systeme regelmäßig ausgetauscht werden. Auch müsse Daten immer wieder umgespeichert werden, um den Anforderungen an eine Langzeitarchivierung gerecht zu werden. Das Referenzmodell OAIS (Offenes Archiv-Informations-System) kann für eine solche IT-Lösung eine gute Basis bilden. 

Bei der Einrichtung einer digitalen Langzeitarchivierung ist aus datenschutzrechtlicher Sicht eine sogenannte „Vorabkontrolle“ durchzuführen. Danach ist vor Installation einer solchen Archivierung rechtlich zu prüfen, ob alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden und ob es besondere datenschutzrechtliche Risiken gibt. 

Auch mit Blick auf die neuen Anforderungen des IT-Sicherheitsgesetzes sollte im Einzelnen geprüft werden, ob die Maßnahmen zur IT-Sicherheit ausreichend sind. 

Ein weiteres Thema aus der Praxis ist die Archivierung von privaten Mails im Rahmen einer Langzeitarchivierung. Auch dieser Aspekt sollte im Vorfeld rechtlich geprüft werden. weitere Rechtsthemen sind die Verletzung von Urheberrechten oder von Schutzfristen. 

Insgesamt wird aus datenschutzrechtlicher Sicht erwartet, dass die Gebote der „Datenvermeidung“ und der „Datensparsamkeit“ eingehalten werden.

 
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