Kostenlose Muster Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit

Lesezeit: ca. 3 Minuten

Nach Art. 30 DSGVO müssen Unternehmen und Behörden ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit führen, in dem die verschiedenen Geschäftsprozesse abgebildet werden, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die ist für viele Unternehmen und Behörden eine organisatorische Herausforderung.

Vielfach wird diese Aufgabe beim Datenschutzbeauftragten angesiedelt, obwohl dies so nicht in der DSGVO als Aufgabenzuweisung vorgesehen ist.

Auf unserer Internetseite www.mission-datenschutz.de veröffentlichen wir ab sofort regelmäßig kostenlose Muster für Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten. Aktuell liegen folgende Muster vor:

– Muster Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit für den Bereich „Geschäftsführung“

https://www.mission-datenschutz.de/kostenlos-muster-verzeichnis-verarbeitungstaetigkeit/kostenloses-muster-verzeichnis-der-verarbeitungstaetigkeit-fuer-den-bereich-geschaeftsfuehrung

– Muster Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit für den Bereich „Werbung und Marketing“

https://www.mission-datenschutz.de/kostenlos-muster-verzeichnis-verarbeitungstaetigkeit/kostenloses-muster-verzeichnis-verarbeitungstaetigkeit-fuer-den-bereich-werbung-und-marketing

– Muster Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit „Exchange Server“ und

https://www.mission-datenschutz.de/kostenlos-muster-verzeichnis-verarbeitungstaetigkeit/kostenloses-muster-verzeichnis-der-verarbeitungstaetigkeit-exchange-server

– Muster Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit „Office 365 Bürokommunikation“.

https://www.mission-datenschutz.de/kostenlos-muster-verzeichnis-verarbeitungstaetigkeit/kostenloses-muster-verzeichnis-der-verarbeitungstaetigkeit-office-365-buerokommunikation

Die Muster werden von uns zur Verfügung gestellt, um betrieblichen und behördlichen Datenschutzbeauftragten ihre tägliche Arbeit zu erleichtern. In den Dokumenten sind auch Kommentare enthalten, die Hinweise für weitere Arbeitsschritte geben.

Wir freuen uns auf Diskussionen und ergänzende Hinweise zu den veröffentlichten Mustern.

Wir hoffen, dass mit dieser Arbeitshilfe auch ein Wissensaustausch erfolgt. Aus unserer Sicht muss es nicht sein, dass viele behördliche und betriebliche Datenschutzbeauftragte über dieselbe Frage „brüten“ und nachdenken müssen, wie im Detail für bestimmte Geschäftsprozesse Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden.

Sobald uns in unserer täglichen Beratung zum Datenschutz weitere Informationen und ergänzende Hinweise „unterkommen“, werden wir diese ebenfalls veröffentlichen.

Generelle Hinweise, wie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten strukturiert wird, haben wir in dem folgenden Blogbeitrag veröffentlicht:

https://www.mission-datenschutz.de/art-30-dsgvo/wie-erstelle-ich-eine-struktur-fuer-das-verzeichnis-der-verarbeitungstaetigkeiten

Hier gibt es keine Patentlösung, die auf jedes Unternehmen oder jede Behörde funktioniert. Die Organisationen in den verantwortlichen Stellen sind häufig so sehr unterschiedlich, dass eine individuelle Struktur erarbeitet werden muss. Dennoch gibt es Lösungsansätze, die auch hier die Arbeit erleichtern.

Dabei ist immer zu berücksichtigen, dass die DSGVO von einem risikobasierten Ansatz ausgeht. Werden wenige sensible Daten verarbeitet, muss eine andere Qualität der Dokumentation an den Tag gelegt werden als beispielsweise in einem Krankenhaus oder in anderen Bereichen, die mit besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten arbeiten.

Nach unserer Erfahrung dauert es durchaus Wochen und Monate, bis alle Informationen für eine umfassende Dokumentation der Geschäftsprozesse in einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zusammengetragen sind. Hier sollten sich die Autoren solcher Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nicht entmutigen lassen, wenn Informationen nicht schnell zusammengetragen werden können und die Dokumentation länger dauert. Nach unserer Erfahrung ist es wichtig, am Ball zu bleiben und kontinuierlich die entsprechenden Dokumentationen weiter zu entwickeln.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, sei es bei der Erarbeitung der Grundstruktur oder speziellen rechtlichen Fragen in der datenschutzrechtlichen Bewertung von Geschäftsprozessen. Wir sind bundesweit beratend im Bereich Datenschutz tätig.

Abonnieren Sie auch unseren YouTube-Kanal zum Datenschutz. Dort veröffentlichen wir jeden Montag Urteile, die jeder Datenschutzbeauftragte kennen muss, und am Mittwoch in der Reihe „DSGVO erklärt“ Grundlageninformationen für behördliche oder betriebliche Datenschutzbeauftragte.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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