Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO auch über Gesprächsvermerke

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Über den Umfang der datenschutzrechtlichen Auskunft nach Artikel 15 DSGVO gibt es mittlerweile verschiedene Auffassungen.

Viel Aufwand für die Auskunft

Viele Unternehmen befürchten, dass zum einen ein erheblicher Aufwand für die Erteilung entsprechender Auskünfte entsteht, zum anderen Geschäftsgeheimnisse gefährdet sind.

Dies betrifft unter anderem Gesprächsvermerke oder sonstige Informationen über Kunden, die in Datenbanken oder CRM-Systemen hinterlegt sind.

Urteil OLG Köln

Zu dieser Fragestellung hat das Oberlandesgericht Köln in einem Beschluss vom 26.07.2019 (Az. 20 U 75/18) Stellung genommen. Deutlich weist das Kölner Gericht darauf hin, dass zu einem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch gemäß Artikel 15 Abs. 1 DSGVO auch alle Gesprächsvermerke und Telefonnotizen gehören, in denen Aussagen über den Betroffenen enthalten sind.

Hintergrund der Auseinandersetzung war ein Versicherungsvertrag über eine Lebensversicherung. Es kam zum Streit zwischen dem Verbraucher und der Versicherung. Im Zuge der weiteren Auseinandersetzung wurde seitens des Verbrauchers ein Auskunftsanspruch gemäß Artikel 15 Abs. 1 DSGVO geltend gemacht. Der Verbraucher verlangte unter anderem Mitteilung darüber, welche Informationen im Einzelnen über ihn bei der Versicherung gespeichert worden sind. Explizit forderte er Auskunft über Telefonvermerke und Gesprächsnotizen.

Auskunft über Telefonnotizen und Gesprächsvermerke

Deutlich weist das Gericht darauf hin, dass der Verbraucher einen entsprechenden Auskunftsanspruch hat und die Versicherung Telefonnotizen und Gesprächsvermerke herauszugeben hat.

Das OLG Köln sieht keine Verletzung von Geschäftsgeheimnissen in der Erteilung der Auskunft. Soweit der Verbraucher selbst gegenüber der Versicherung entsprechende Informationen erteilt hat, sind diese nicht als Geschäftsgeheimnis schutzwürdig. Letztendlich geht es nur um Aussagen und Informationen, die dem Versicherungsnehmer zuzuordnen sind. Es ist nicht zu erkennen, dass dabei Rechte und Freiheiten anderer Personen verletzt werden.

Mit dem Verweis auf Geschäftsgeheimnisse kann daher das Versicherungsunternehmen dem Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO nicht entgegentreten.

Personenbezogene Daten bei einer Auskunft

Das Oberverwaltungsgericht Köln verweist darauf, dass der Begriff „personenbezogene Daten“ nach Artikel 15 DSGVO weit auszulegen ist. Es werden dabei nicht nur Stammdaten erfasst, sondern alle Informationen, die sich auf den Versicherungsnehmer beziehen. Dazu gehören auch Gesprächsvermerke und Telefonnotizen, soweit sie Aussagen zu dem Versicherungsnehmer enthalten. Das Gericht betont, dass es keine unbedeutenden oder belanglosen personenbezogenen Daten gibt.

Hinweis für Unternehmen

Die Entscheidung des OLG Köln zeigt deutlich, wie weit der Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO gehen kann. Dies betrifft Versicherungsunternehmen, aber auch viele Arbeitgeber. In arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen beobachten wir, dass Arbeitnehmer vielfältig einen datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO nutzen, um gegebenenfalls weitere Rechte oder Schadensersatzansprüche sowie ein Schmerzensgeld für Datenschutzverletzungen geltend zu machen. Daher ist ein Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO durchaus in der Praxis relevant.

Mit der Entscheidung des OLG Köln ist davon auszugehen, dass aus Kundendatenbanken und Informationen umfassend Auskunft zu erteilen ist. Soweit diese Prozesse nicht automatisiert durchführbar sind, kann dies zu erheblichen internen Aufwänden führen. Dies insbesondere dann, wenn eine große Anzahl von Kunden entsprechende Auskunftsansprüche geltend macht.

Umstritten ist des Weiteren, ob und in welchem Umfang Betroffene ein Recht auf Erhalt einer Kopie nach Artikel 15 Abs. 3 DSGVO im Rahmen eines Auskunftsanspruchs haben. Hier gibt es unter anderem arbeitsgerichtliche Rechtsprechung, die deutlich macht, dass über alle personenbezogenen Daten Kopien zu erteilen sind.

In der Konsequenz bedeutet dies, dass nicht nur das Zusammenstellen der Informationen erhebliche Aufwände im Unternehmen verursacht, sondern auch sichergestellt werden muss, dass durch die Beauskunftung keine Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Mit anderen Worten: Gegebenenfalls sind Dokumente und Informationen zu schwärzen, soweit diese Informationen über andere Personen enthalten.

Bußgeld droht

All dies zeigt, dass die Aufwände für eine ordnungsgemäße Beauskunftung nicht zu vernachlässigen sind. Unternehmen und auch Arbeitgebern ist zu raten, entsprechend Prozessabläufe und Zuständigkeiten einzurichten, um Fehler bei der Auskunftserteilung nach Artikel 15 Abs. 1 DSGVO oder bei der Erstellung der Kopien nach Artikel 15 Abs. 3 DSGVO zu vermeiden. Andernfalls drohen Bußgelder, da fehlerhafte oder unvollständige Auskunftserteilungen einen Bußgeldtatbestand nach Artikel 83 DSGVO erfüllen.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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