Reichweite des Beschäftigtendatenschutzes

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Die neue Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bringt einige Änderungen hinsichtlich des Beschäftigtendatenschutzes mit sich. Durch den § 26 Abs. 8 BDSG gelten nunmehr auch Bewerber als Beschäftigte und fallen damit in den Beschäftigtendatenschutz.

Zu achten ist dabei stets auf die konkrete Art der Verwendung der personenbezogenen Daten. Eine Verarbeitung ist auch bei der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses nur unter bestimmten Umständen zulässig. Der Beschäftigtendatenschutz erfordert bestimmte Gründe die vorliegen müssen, um die personenbezogenen Daten des Bewerbers verwenden zu dürfen. Solche Gründe liegen vor, wenn die Daten verarbeitet werden sollen, um zu einer Entscheidung über die Einstellung des Bewerbers zu kommen. Auch hinsichtlich der Planung über die Durchführung, Ausübung oder die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses liegen Gründe vor, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen und damit auch den Anforderungen des neuen Bundesdatenschutzgesetzes gerecht werden. Liegt einer dieser Gründe vor, bedarf es schlussendlich einer Abwägung zwischen den Interessen des Bewerbers und des Unternehmens. Daher hängt die Reichweite des Beschäftigtendatenschutzes stets vom Einzelfall ab.

Bewerbungsunterlagen – schützenswerte personenbezogene Daten?

Entscheidend für den Bewerbungsprozess sind die Bewerbungsunterlagen, die den Arbeitgeber erreichen. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, wie die Unterlagen bei dem Arbeitgeber eingehen. Entscheidend ist vielmehr, ob die personenbezogenen Daten tatsächlich benötigt werden, um eine Entscheidung im Bewerbungsprozess treffen zu können. Nur dann dürfen diese nach der neuen Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes auch verwendet werden. Für Unternehmen ist es hinsichtlich des Bewerbungsprozess ratsam, diesen aus Gründen der Dokumentationspflicht einheitlich zu gestalten. Dadurch ist es zudem möglich, dem Beschäftigtendatenschutz auch hinsichtlich des Personenkreises, der eine Einsicht in die personenbezogenen Daten hat nachzukommen. Denn nur, wenn die personenbezogenen Daten einem möglichst kleinen Personenkreis zugänglich sind, ist dies zielführend. Andernfalls käme es zu einem ungenügenden Beschäftigtendatenschutz. Wurde eine Entscheidung bezüglich der zu besetzenden Stelle getroffen, sind die Daten der Bewerber, die bei der Stellenvergabe nicht berücksichtigt wurden, zurückzuschicken und zu löschen. Die Daten des Bewerbers, der die jeweilige Stelle bekommen hat, können gespeichert werden, solange es sich bei den jeweiligen personenbezogenen Daten auch um erforderliche Daten für das Beschäftigungsverhältnis handelt. Ist dies nicht der Fall, sind die Daten aufgrund des Beschäftigtendatenschutzes ebenfalls zu löschen.

Bewerbungsgespräch – schützenswerter Informationsaustausch?

Nicht nur die schriftliche Bewerbung enthält personenbezogene Daten, sondern auch im Bewerbungsgespräch geben Bewerber eine Reihe an persönlichen Informationen preis. Arbeitgeber möchten in einem ersten Gespräch mehr über potentielle neue Mitarbeiter erfahren und stellen gezielt ihre Fragen. Die Antworten auf diese Fragen enthalten dabei persönliche Informationen, Motive und Ziele des Bewerbers, bei denen es sich unstreitig um personenbezogene Daten handelt. Daher unterliegt auch das Bewerbungsgespräch dem Beschäftigtendatenschutz. Wie auch bei der Bewerbung kommt es grundsätzlich darauf an, ob die erhobenen Daten dem Bewerbungsprozess tatsächlich dienlich sind. Auch dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich für Bewerbungszwecke genutzt werden. Welche Fragen Arbeitnehmer den Bewerbern in einem Gespräch stellen dürfen, regelt sich nach dem Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Arbeitnehmern steht es zudem zu, sich auf frei zugänglichen Plattformen über den Bewerber zu informieren. Nicht erlaubt hingegen ist es, Informationen auf geschlossenen Plattformen abzugreifen (z.B. Facebook). In solchen Fällen fehlt es nämlich am Bezug zur ausgeschrieben Stelle.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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