Beschäftigtendatenschutz – Nachträglicher Umgang mit personenbezogenen Daten

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Der Beschäftigtendatenschutz ist nicht nur während des bestehenden Arbeitsverhältnisses zu beachten, sondern muss auch im Rahmen einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses eingehalten werden. Es geht dann um die Frage, wie mit den noch vorhandenen Daten umgegangen werden muss. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten nur so lange Speichern, wie dies auch tatsächlich erforderlich ist. Da dies in der Regel nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr notwendig ist, besteht auch keine Notwendigkeit mehr an der Speicherung der jeweiligen Daten.

Müssen sämtliche Daten im Bereich Beschäftigtendatenschutz gelöscht werden?

Nach Art. 1 Abs. 1 a) DS-GVO hat ein Arbeitnehmer das Recht, die Löschung der personenbezogenen Daten vom Arbeitgeber zu fordern, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Grundsätzlich werden daher im Sinne des Beschäftigtendatenschutzes bis auf einige Ausnahmen auch sämtliche Daten erfasst. Eine solche Ausnahme liegt vor, wenn die Daten der Geltendmachung von Rechtsansprüchen dienen. Es können auch weitere Vorschriften oder Gesetze gegen eine sofortige Löschung sprechen.

Bestehen hinsichtlich Beschäftigtendatenschutz Aufbewahrungspflichten?

Für Arbeitnehmer bestehen eine Reihe von verschiedenen Aufbewahrungspflichten, die durch Gesetz festgelegt sind. In der Regel liegt die Aufbewahrungspflicht bei zwei Jahre, wie beispielsweise die Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die über 8 Stunden pro Tag hinausgehen. Verschiedene Teile der Personalakte müssen allerdings über einen längeren gespeichert bleiben, wie etwa Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Bei dieser Art von Daten besteht eine Aufbewahrungspflicht von mehr als 5 Jahren.

 

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien



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