Falsche Reisekostenabrechnung als Kündigungsgrund

Kann eine falsche Reisekostenabrechnung Grund für eine Kündigung sein? Berechtigt sie den Arbeitgeber sogar zu fristlosen Kündigung? Wie verändert sich die Situation wenn sich versehentlich ein Fehler in die Abrechnung einschleicht oder aber die Reisekostenabrechnung vom Arbeitnehmer ohne hinreichende Kontrolle oder ohne Unterschrift eingereicht wird? Dieser Beitrag soll sich mit den wichtigsten Fragen des Arbeitnehmers rund um die Folgen einer unrichtigen Reisekostenabrechnung befassen. Eines kann bereits vorweggestellt werden: Es ist immens wichtig seine Reisekostenabrechnung ausschließlich mit wahren Tatsachen zu füllen und eine Kontrolle niemals auf die leichte Schulter zu nehmen.

Was ist eine Reisekostenabrechnung

Führt ein Arbeitnehmer betriebsbedingte Reisen durch, bekommt er die dafür angefallenen Kosten oft von seinem Arbeitgeber ersetzt. Die Berechnung der -erstattungsfähigen- Reisekosten kann nach Vereinbarung sowohl auf Basis von Pauschalen, als auch aufgrund individueller Rechnungsstellung des Arbeitnehmers erfolgen. Erstellt der Arbeitnehmer selbst eine Reisekostenabrechnung, führt er darin insbesondere die angefallenen Posten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten sowie die vereinbarten Entschädigungen auf. Solche individuellen Berechnungen können zum einen manuell erfolgen, jedoch sind mittlerweile Reisekostenabrechnungssoftware weit verbreitet und erleichtern dem Arbeitnehmer die Erfassung erheblich.

Voraussetzung für eine ordentliche Kündigung

Um festzustellen, ob eine falsche Reisekostenabrechnung für eine Kündigung ausreicht soll zunächst abgesteckt werden, unter welchen Voraussetzungen grundsätzlich gekündigt werden darf. Neben den formellen Wirksamkeitsvoraussetzungen wie einer ausdrücklichen schriftlichen Kündigungserklärung und dem Einhalten einer Kündigungsfrist, ist insbesondere der Kündigungsgrund ein entscheidendes Kriterium zur Wirksamkeit. Ein Kündigungsgrund kann zum einen betriebsbedingt sein, im Verhalten, oder in der Person des Arbeitnehmers liegen. Maßgeblich für eine Kündigung aufgrund falscher Reisekostenabrechnung, kann einzig ein verhaltensbedingter Kündigungsgrund sein. Ein solcher liegt insbesondere vor, wenn der Arbeitnehmer eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis verletzt.

In der Regel muss bei verschuldeten Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers zunächst eine Abmahnung ausgesprochen werden, welche diesen auf sein Fehlverhalten aufmerksam machen, und ihm Gelegenheit geben soll, sein (Fehl-) Verhalten zu ändern. Bei einer weiteren gleichgearteten Pflichtverletzung kann dann eine Kündigung ausgesprochen werden.

Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen, oder Fällen in denen eine Abmahnung keinen Erfolg in der Änderung der Verhaltensweise verspricht, kann jedoch auch eine verhaltensbedingte Kündigung ohne Abmahnung erfolgen.

Auf den Fall der falschen Reisekostenabrechnung übertragen heißt dies Folgendes: Der Arbeitnehmer hat durch das Einreichen einer fehlerhaften Reisekostenabrechnung zumindest die Pflicht verletzt, das Vermögen seines Arbeitgebers nicht schuldhaft und zu eigenen Gunsten zu schädigen, in der Regel wird er dadurch auch einen Betrug gegenüber dem Arbeitgeber begehen. Eine solche schwerwiegende Pflichtverletzung rechtfertigt in jedem Fall eine ordentliche Kündigung, in aller Regel auch ohne Abmahnung.

Voraussetzungen für eine fristlose Kündigung

Eine fristlose Kündigung fordert aufgrund Ihrer einschneidenden Wirkung über die Voraussetzungen einer ordentlichen Kündigung hinaus einen „wichtigen Grund“ zur Kündigung. Ein solcher besteht etwa in einer schwerwiegenden Pflichtverletzung, welche das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber massiv beschädigt oder zerstört. Weiterhin wird im Rahmen einer fristlosen Kündigung eine Interessenabwägung vorgenommen, durch welche insbesondere bestimmt wird, ob es dem Arbeitgeber zumutbar ist die reguläre Kündigungsfrist einzuhalten. Schließlich muss eine solche Kündigung aus wichtigem Grund innerhalb von 2 Wochen nach vollständiger Kenntniserlangung über den Pflichtverstoß ausgesprochen werden. Für die Frage ob ein wichtiger Grund zur Kündigung bei einer falschen Reisekostenabrechnung vorliegt, kommt es maßgeblich darauf an, ob das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber dadurch zerstört worden. Ist dies der Fall, ist auch eine fristlose Kündigung gerechtfertigt.

Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die schwer zu kontrollierende, vom Arbeitnehmer selbstverantwortlich erstellte Reisekostenabrechnung, erfordert einen großen Vertrauensvorschuss Seitens des Arbeitgebers. Darin liegt auch der Grund für das harsche Vorgehen bei unrichtigen Reisekostenabrechnungen. Missbraucht der Arbeitnehmer das Vertrauen des Arbeitgebers und versucht durch eine Reisekostenabrechnung einen, über die vereinbarte Entschädigung hinausgehenden, finanziellen Vorteil für sich auf Kosten des gutgläubigen Arbeitgebers zu erlangen, ist es meist mit einer Abmahnung nicht getan. Nicht selten gilt das arbeitsübliche Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber dann als unwiederbringlich zerstört, sodass es dem Arbeitgeber auch offen steht eine fristlose Kündigung auszusprechen. Dabei kommt es weder auf die Höhe noch auf die Häufigkeit der falschen Abrechnungen an. Bereits ein einmaliges Einreichen einer falschen Reisekostenabrechnung kann eine fristlose Kündigung begründen, selbst wenn der erschlichene Betrag nicht außergewöhnlich hoch ist.

Versehentliche Fehler in der Reisekostenabrechnung

Fraglich ist jedoch ob das Recht zur -fristlosen- Kündigung dem Arbeitgeber auch zusteht, wenn sich ein unbeabsichtigter Fehler in die Reisekostenabrechnung geschlichen hat. Dabei ist vornehmlich zu berücksichtigen, ob der Arbeitnehmer die Reisekostenabrechnung nach bestem Gewissen ausgefüllt hat, und sich dabei etwa ein Fehler durch Verschreiben oder Ähnlichem ereignet hat. Dann sollte ein unwiederbringlicher Vertrauensbruch nicht angenommen werden können. Anders liegt der Fall jedoch, wenn der Arbeitnehmer die Abrechnung unachtsam ausgefüllt hat, oder sich etwa mit Angaben nicht sicher war und trotzdem die Abrechnung ohne einen entsprechenden Hinweis eingereicht hat.

Zu der Abgrenzung von Vorsatz und Fahrlässigkeit macht das Bundesarbeitsgericht dazu mit einer vielzitierten Aussage deutlich:

„Bewusstes und damit vorsätzliches Handeln ist zwar von der Erklärung versehentlich falscher Angaben zu unterscheiden. Es (Anm. „das vorsätzliche Handeln“) liegt aber bereits dann vor, wenn die Unrichtigkeit und der auf ihr beruhende rechtswidrige Erfolg für möglich gehalten und billigend in Kauf genommen wird“

Diese Aussage macht deutlich, dass eine Kontrolle der Reisekostenabrechnung nach bestem Wissen und Gewissen zwingend erforderlich ist, da bei Ausbleiben einer selbständigen Überprüfung oder Unsicherheit über die Richtigkeit der angegebenen Daten, der „rechtswidrige Erfolg“ also eine Täuschung des Arbeitgebers für möglich gehalten und in Kauf genommen wird. Dies genügt also für eine, auch fristlose, Kündigung durch den Arbeitgeber wegen falscher Reisekostenabrechnung. In den vergangenen Jahren wurden sogar Kündigungen gegen Arbeitnehmer als wirksam bestätigt, die die Abrechnung nicht selbst erstellt aber auch nicht kontrolliert und deswegen nicht unterschrieben hatten. Eine solche Nichtkontrolle kann also schlimmstenfalls den Arbeitsplatz kosten!

Fazit zur Reisekostenabrechnung als Grund zur Kündigung


Reisekostenabrechnungen bergen ein hohes Kündigungsrisiko wenn mit ihnen missbräuchlich oder unachtsam umgegangen wird. Aufgrund der gehaltsunabhängigen Sonderzahlung, die der Arbeitnehmer selbstständig in Rechnung stellt, muss der Arbeitgeber diesem Vertrauen können. Er muss sich sicher sein können, dass wirklich nur die notwendig ausgegebenen Kosten in Rechnung gestellt werden, und nicht versucht wird über diesen Weg am Ende des Monats mehr einfach ‚verdientes‘ Geld auf dem Konto zu haben. Deswegen ist der gewissenhafte Umgang mit Reisekostenabrechnungen absolut notwendig, um eine Vertrauensbasis im Arbeitsverhältnis zu sichern, und den Job nicht zu gefährden.

 
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