Die Personalakte

Im Anwendungsbereich des Arbeitsrechts gibt es keine gesetzlichen Regelungen für die Form und den konkreten Inhalt von Personalakten. Umso interessanter ist für viele Arbeitnehmer die Frage was kann, was darf, was muss in eine Personalakte?

Der übliche Inhalt einer Personalakte

Das „muss“ kann aus dieser Liste gleich gestrichen werden, denn eine zwingende Vorschrift was in einer Personalakte zu stehen hat existiert nicht. Was jedoch kann und darf in die Akte? Grundsätzlich „können“  fast alle Arbeitnehmerbezogenen Dokumente in der Akte sein. Insbesondere ist es üblich Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Führungszeugnisse, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Unterlagen zur Lohnsteuer, Sozialversicherung und Krankenkasse etc. in die Personalakte aufzunehmen. Weiterhin kann aber auch jeglicher Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in der Akte festgehalten werden. Für den Arbeitnehmer besonders unerwünscht sind Abmahnungen in der Akte, hierzu später mehr.

Beratung durch Fachanwalt für Arbeitsrecht

Einige Unterlagen dürfen aber auch nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht haben etwa Unterlagen des Betriebsarztes nichts in einer Personalakte verloren und auch für eine vom Arbeitgeber geführte Auflistung von Krankheitsgründen ist in einer Personalakte kein Raum.

Die Form der Akte ist ebenfalls nicht konkret geregelt. Eine Personalakte kann also klassisch als materielle Akte bestehen oder aber in elektronischer Form als digitalisierte Personalakte gespeichert werden.

Einsicht des Arbeitnehmers

Dem Arbeitnehmer steht ein grundsätzliches Recht auf die volle Einsicht in seine Personalakte zu. Dazu kann auch eine vom Arbeitnehmer gewählte Person hinzugezogen werden. Werden hierbei aus Arbeitnehmersicht Fehler entdeckt, kann eine Verpflichtung des Arbeitgebers bestehen diese zu entfernen. Fehler in diesem Sinne sind nur unrichtige Tatsachen.

Entfernung unrichtiger Tatsachen

Solche erheblichen Falscheintragungen muss der Arbeitnehmer nicht hinnehmen. Insbesondere bei Abmahnungen sollte der Arbeitnehmer eine genaue Prüfung der darin enthaltenen Vorwürfe anstellen. Denn alle aufgeführten Vorwürfe des Arbeitgebers bezüglich des arbeitsvertragswidrigen Verhaltens des Arbeitnehmers müssen der Wahrheit entsprechen. Entspricht nur ein genannter Grund nicht den wahren Gegebenheiten, so ist die gesamte Abmahnung zu Unrecht erteilt. Als Folge davon muss der Arbeitgeber die Abmahnung aus der Personalakte entfernen. Geschieht dies nicht, steht dem Arbeitnehmer der Rechtsweg offen. Soll dies jedoch vermieden werden, besteht auch die Möglichkeit selbst eine Gegendarstellung anzustellen. Diese schriftliche Reaktion auf alle Behauptungen der Abmahnung ist dann vom Arbeitgeber der Personalakte beizufügen.

Vertraulichkeit

Schließlich muss die Personalakte vom Arbeitgeber auch streng vertraulich behandelt werden. Dies heißt auch, dass zur Bearbeitung nur der kleinstmögliche Kreis von Mitarbeitern herangezogen werden darf. Insbesondere darf die Akte auch nicht ohne die Zustimmung des Arbeitnehmers an betriebsfremde Personen weitergegeben werden.

Haben Sie Fragen zu Ihrer Personalakte oder dem Verfahren damit, kontaktieren Sie gerne unsere Fachanwälte für Arbeitsrecht unter unserer Hotline.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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