Datenschutz im Personalrat

Der Personalrat hat nach dem Niedersächsischen Personalvertretungsgesetz und auch nach den anderen

Rechtsanwalt Thomas Feil

Rechtsanwalt Thomas Feil

Personalvertretungsgesetzen der Bundesländer verschiedene Pflichten und Aufgaben. Auch das Thema Datenschutz sollte im Rahmen der Personalratsarbeit beachtet werden.

Den Personalräten muss ein separater Büroraum zur Verfügung stehen, der von anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht automatisch betreten werden kann. Intern muss der Personalrat für sich klären, wer Schlüssel zu dem Personalratsraum bekommt. Die Räume des Personalrates sollten auch nur im Beisein eines Mitglieds des Personalrates gereinigt werden.

Für die Aufbewahrung von Unterlagen benötigt der Personalrat verschließbare Schränke, beispielsweise Stahlschränke oder sonstige Aktenschränke. Auch die Vernichtung von Unterlagen ist zu regeln. Über einen professionellen Aktenvernichter muss sichergestellt werden, dass zu vernichtende Unterlagen durch Dritte nicht mehr zur Kenntnis genommen werden können.

Aufgrund seiner Mitbestimmungspflichten und Mitwirkungsbefugnissen haben viele Personalräte regelmäßig Einblick in Unterlagen, die Daten mit Personenbezug enthalten. Beispielsweise werden Personalräte über Einstellungsverfahren informiert oder weitergehende gesetzliche Unterrichtungspflichten führen dazu, dass personenbezogene Daten beim Personalrat eingehen.

Wichtig ist, dass sowohl die EDV-technische Speicherung als auch andere Aufbewahrungsmethoden einen Schutz vor unberechtigten Zugriffen gewähren. Nach Abschluss eines Verfahrens ist der Personalrat entweder zur Vernichtung oder Rückgabe der entsprechenden Informationen verpflichtet. Sitzungsniederschriften und Personallisten sollten in der Dauer der Amtszeit eines Personalrates in dessen Büro aufbewahrt werden. Auch Tagesordnungen, die gleichzeitig mit der Einladung zu einer Sitzung verschickt werden, sollten entweder vernichtet oder zurückgegeben werden.

Es empfiehlt sich nicht, die Personalratskommunikation über die „normale“ dienstliche E-Mailadresse zu führen. Hier gibt es in den Personalvertretungsgesetzen eine Pflicht zur Geheimniswahrung, die auch bei E-Mails und dem Versand von Unterlagen beachtet werden soll.

Aus unserer Praxis ist es wünschenswert, dass der Personalrat selbst das Thema Datenschutz vorbildlich behandelt und eine Sensibilität zu diesem Thema entfaltet. Dies führt in vielen Dienststellen auch dazu, dass andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich an diesem Vorbild ausrichten und das Thema Datenschutz in der gewünschten Qualität in der Dienststelle behandelt wird.

 
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