Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte

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Gemäß Artikel 17 DSGVO haben auch Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte.

Anspruch auf Löschung Abmahnung

Der Arbeitnehmer kann von seinem Arbeitgeber verlangen, dass die Abmahnung und die damit verbundenen personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn eine weitere Verarbeitung nicht mehr notwendig ist. Das Europäische Parlament hatte im Zuge der Verabschiedung der DSGVO ausdrücklich ein „Recht auf Vergessenwerden“ gefordert und in Artikel 17 DSGVO umgesetzt.

Für das Arbeitsverhältnis ergibt sich damit die Frage, wann ein Abmahnungsschreiben in der Personalakte noch notwendig ist. Bei einer Abmahnung weist der Arbeitgeber zum einen den Arbeitnehmer auf seine vertraglichen Pflichten hin und beschreibt die Verletzung dieser Pflichten (Rügefunktion oder Dokumentationsfunktion).

Weiterhin wird in der Abmahnung darauf verwiesen, dass in der Zukunft ein vertragsgemäßes Verhalten erwartet wird, und es werden gegebenenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen angekündigt, beispielsweise auch direkt eine Kündigung.

Abmahnung vor Kündigung

Die Gerichte gehen davon aus, dass insbesondere bei verhaltensbedingten Kündigungen zuerst und vor einer Kündigung Abmahnungen ausgesprochen werden müssen. Die „Wirksamkeit“ einer solchen Abmahnung wird nach der Rechtsprechung allerdings nach zwei bis drei Jahren als hinfällig angesehen.

Mit anderen Worten: Liegt eine Abmahnung mehr als drei Jahre zurück, kann diese für den Kündigungsschutzprozess nicht mehr genutzt werden.

Damit stellt sich die Frage, ob nach Ablauf von drei Jahren Abmahnungen generell aus der Personalakte zu entfernen sind.

Entfernung Abmahnung aus Personalakte

In einer aktuellen Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Sachsen-Anhalt (Urteil vom 23.11.2018, Az. 5 Sa 7/17) ging es um die Frage, ob nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Arbeitgeber die Abmahnung noch in der Personalakte belassen darf.

Hier weist das Gericht darauf hin, dass die Warnfunktion nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt. Zwar gebe es vielleicht noch Interesse an einer Dokumentationsfunktion, um beispielsweise auch Ansprüche des Arbeitnehmers abzuwehren.

Allerdings müssten diese Gründe vom Arbeitgeber dargelegt werden. Da zwischen den Parteien, die vor dem Landesarbeitsgericht in eine gerichtliche Auseinandersetzung gingen, keine arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen bestanden, gab es keinen Grund für den Arbeitgeber, die Abmahnung weiter in der Personalakte zu belassen.

Löschung nach Art. 17 DSGVO

Der Arbeitgeber hatte argumentiert, dass der Arbeitnehmer nach Artikel 17 darlegen müsse, dass ihm die Abmahnung noch schadet. Diese Forderung des Arbeitgebers wies das Gericht aber deutlich zurück. Artikel 17 DSGVO verlangt keine Darlegung durch den Arbeitnehmer, dass eine Abmahnung ihm noch schaden kann.

Ein Löschungsanspruch besteht nach Artikel 17 DSGVO und der Arbeitgeber muss dagegen nachweisen, dass es noch eine ausreichende Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung und Datenverarbeitung gibt. Dies konnte vom Arbeitgeber nicht nachgewiesen werden. Insoweit hat das Gericht den Arbeitgeber verurteilt, die Abmahnung zu entfernen.

Es kann also durchaus überlegt werden, ob unberechtigte oder unliebsame Abmahnungen, die noch in der Personalakte vorhanden sind, mithilfe eines Löschungsanspruchs nach Artikel 17 DSGVO entfernt werden können. Nach unserer Erfahrung ist dies gut möglich.

Wir unterstützen Sie bei der Durchsetzung Ihrer Ansprüche auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte bundesweit. Rechtsanwalt Thomas Feil ist als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Hannover mit der Durchsetzung solcher Ansprüche regelmäßig befasst.

 
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