Elektronische Rechnung – Was gilt es zu beachten?

Seit 2011 ist auch in Deutschland das Versenden elektronischer Rechnungen, also eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird zulässig. Der Gesetzgeber setzte seinerzeit mit dem Steuervereinfachungsgesetz die EU-Richtlinie 2010/45/EG um. Seit dem sind elektronische Rechnungen der klassischen Papierrechnung gleichgestellt. Sie gilt als Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen.

Rechnungssteller müssen neben den steuerrechtlichen Voraussetzungen, die hier nur gestreift werden soll, jedoch ein paar gesonderte Aspekte beachten, die ausdrücklich die elektronische Rechnung betreffen.

Zustimmung des Rechnungsempfängers

Damit eine elektronische Rechnung zulässig ist, muss der Empfänger der elektronischen Übermittlung dieser Form der Rechnungsstellung zugestimmt haben (§ 14 Abs. 1 S. 7 UStG). Eine bestimmte Form an die Zustimmung verlangt das Gesetz jedoch nicht. Die Zustimmung kann z.B. im Rahmen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen eingeholt werden. Ausreichend ist auch eine stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung oder Zustimmung, z.B. durch Bezahlung der Rechnung (Abschnitt 14.4. Abs.1 S.2 ff des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses des Bundesfinanzministeriums).

„Echt, unversehrt und echt“

Rechnungen berechtigen nur dann Zum Vorsteuerabzug sind nur ordnungsgemäß, wenn die Echtheit der Herkunft, sprich die Identität des Rechnungsausstellers gewährleistet ist, keine inhaltliche Veränderung während oder nach der elektronischer Übermittlung erfolgt die Rechnung lesbar ist (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Im Fall einer qualifizierten elektronischen existiert mit dem § 14 Abs. 3 UStG quasi eine gesetzliche Vermutung, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind. Die qualifizierte Signatur muss eine solche im Sinne des Signaturgesetzes sein und bedeutet insbesondere, dass die Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen muss und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt werden musste. Ein das sog. EDI Verfahren ist zulässig.

Wer keine elektronische Signatur hat, kann auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erreichen, dass es einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung gibt. Es muss geprüft werden, ob die Leistung, die in Rechnung gestellte Leistung so tatsächlich erbracht worden ist, wie sie in der Rechnung ausgewiesen wurde. Der „Prüfpfad“ muss kein spezielles technisches Verfahren sein, sondern es muss lediglich sichergestellt sein, dass es zwischen Rechnung und zugrundeliegender Rechnung einen sicheren Zusammenhang gibt. Ein manueller Abgleich der relevanten Unterlagen reicht aus.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass auch elektronische Rechnungen zehn Jahre lang im elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs auf einem Datenträger aufzubewahren sind, welcher keine Änderungen mehr zulässt (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG). Eine einmal beschreibbare CD genügt diesen Voraussetzungen. Die ausschließliche Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist daher unzureichend. Während der gesamten Zeit müssen die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und dauerhafte Wiedergabe der Rechnung sichergestellt sein (§ 14B Abs. 1 S. 2 UStG). Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht des §§ 14b UStG kann zudem als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 20 Abs. 1 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz).

 
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (Noch keine Bewertungen)
Loading...

Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

Schreibe einen Kommentar
Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Sie können folgende HTML-Tags benutzen:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> 

*
*

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen