Lizenzmanagement – Eine Pflicht für jedes Unternehmen

In der Praxis ist zu beobachten, dass in vielen Unternehmen keine organisatorische Strukturen für ein geschaffen werden. Dies ist aus mehreren Gesichtspunkten rechtlich bedenklich, wenn nicht sogar leichtfertig. Zum einen enthält das in den §§ 106 ff. Straf- und Bußgeldvorschriften. Wer beispielsweise ohne Einwilligung des Berechtigten ein Werk vervielfältigt, sprich beispielsweise eine Software unerlaubt nutzt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. Auch der Versuch ist bereits strafbar. Daneben sieht das auch zivilrechtliche Ansprüche gegen Rechtsverletzer vor. Neben dem Unterlassungsanspruch und dem Anspruch auf Vernichtung und Überlassung der Vervielfältigungsstücke ist ein Schadensersatz zu zahlen, wenn unerlaubt Software genutzt wird. Ein kann beispielsweise in Höhe der jeweils angefallenen Lizenzkosten entstehen.

Aus diesem Grund sollte aus Sicht der IT-Abteilung und auch aus Sicht der Geschäftsleitung ein fundamentales Interesse daran bestehen, den Bereich Lizenzmanagement optimal zu organisieren. Ein positiver Nebeneffekt eines guten Lizenzmanagements kann sein, dass viele der Überlizenzierungen, die in Unternehmen ebenfalls häufig auftreten, frühzeitig erkannt werden und so mit den betrieblichen Ressourcen sorgfältig umgegangen wird.

Nachweis der Lizenzen

Im Rahmen des Lizenzmanagements sind sowohl der rechtliche Bestand der Softwarelizenzen als auch der Umfang im Einzelnen nachzuweisen und in einer Datenbank zu erfassen. Für den Nachweis des rechtlichen Bestandes einer Softwarelizenz sind die entsprechenden Original-Dokumente zu archivieren. Der Umfang der Dokumente ist je nach Softwarehersteller sehr unterschiedlich. Während bei Microsoft verschiedene Lizenzbestandteile, die auch über das Internet abgefragt werden können, zu hinterlegen sind, genügt bei anderen Softwareherstellern der Nachweis durch eine Rechnung, durch einen Softwarevertrag oder eine andere Urkunde. Insoweit lässt sich leider keine generelle Regelung aufstellen, wie der Nachweis der Lizenzen im Einzelnen zu erfolgen hat. Minimum ist auf jeden Fall der Nachweis durch eine Rechnung oder einen entsprechenden Vertrag. Für die Unternehmen, die ein Lizenzmanagement einrichten wollen, ergibt sich häufig die praktische Schwierigkeit, dass Lizenznachweise im Einzelnen im Unternehmen nur schwer auffindbar sind. Wenn aber die Software ordnungsgemäß lizenziert wurde, so kann im Notfall auch beim Softwarehersteller angefragt werden und um eine nachträgliche Bestätigung der rechtmäßigen Nutzung der Softwarelizenz gebeten werden. Es empfiehlt sich, neben den Dokumenten auch die Original-Datenträger entsprechend aufzubewahren und zu archivieren. Insoweit ist auch ein schneller Zugriff bei Neuinstallationen sichergestellt.

Umfang der Nutzungsrechte

Des Weiteren ist der jeweilige Umfang der Softwarelizenzen, sprich das Nutzungsrecht im Einzelnen in einer Datenbank zu erfassen. Das Urheberrechtsgesetz unterscheidet zunächst einmal zwischen so genannten ausschließlichen Nutzungsrechten und einfachen Nutzungsrechten. Bei einem ausschließlichen Nutzungsrecht steht dem Erwerber des Nutzungsrechts ein exklusives Recht zur Nutzung zu. Eine solche Vereinbarung findet man nicht im Bereich des Vertriebes von Standard-Software, sondern nur bei der Erstellung von Individual-Software. In solchen Verträgen ist dann insbesondere auch zu klären, ob der Quellcode an die Vertragspartner mit herauszugeben ist. Weiterhin sollte bei der Übertragung eines ausschließlichen Nutzungsrechtes vertraglich vereinbart werden, ob der Ersteller der Software ein Nutzungsrecht für sich selbst behält. Bei einem einfachen Nutzungsrecht ist der jeweilige Erwerber des Nutzungsrechts berechtigt, die Software einzusetzen. Allerdings erhält er kein exklusives Recht, sondern der Hersteller der Software oder ein Vertriebspartner ist berechtigt, auch anderen Kunden eine entsprechende Softwarenutzung zu gewähren.

Das Urheberrechtsgesetz hält in § 31 Abs. 5 eine Auffangregelung bereit. Wenn die Vertragsparteien die Einräumung der Nutzungsrechte nicht detailliert vertraglich geregelt haben, so bestimmt sich nach dem zugrunde gelegten Vertragszweck, auf welche Nutzungsart sich die Einräumung des Nutzungsrechts erstreckt. Dies kann in der Praxis allerdings zu erheblichen Unsicherheiten führen, so dass ein Rückgriff auf die Auffangklausel möglichst vermieden werden soll.

In der Regel ist der Umfang des Nutzungsrechtes in den jeweiligen Lizenzbedingungen festgelegt. Das Nutzungsrecht kann inhaltlich beschränkt sein. Beispielsweise kann Nutzung nur in Deutschland erlaubt sein oder eine Weitergabe oder Weiterveräußerung wird in den Nutzungsbedingungen für unzulässig erklärt. Für die Einrichtung eines Lizenzmanagements muss im ersten Schritt noch keine rechtliche Prüfung der Wirksamkeit der entsprechenden Nutzungsbedingungen erfolgen. Zunächst einmal sollte dokumentiert werden, welche Nutzungsrechte bestehen, und ob im Unternehmen die Software entsprechend den Nutzungsrechten eingesetzt wird. Fragen der rechtlichen Wirksamkeit gewinnen allerdings dann an Bedeutung, wenn beispielsweise Software an Tochterunternehmen vermietet wird oder eine Form des Outsourcings gewählt wird. Dann sollte auf jeden Fall rechtlich geklärt werden, inwieweit die jeweiligen Nutzungsbedingungen wirksam sind, und ob die geplante Vermietung oder das Outsourcing so mit der jeweiligen Software möglich ist. Auch hier sollten Unsicherheiten möglichst vermieden werden. Wenn sich aus den Vertragsbedingungen oder aus der rechtlichen Bewertung nicht eindeutig ergibt, dass eine Vermietung oder ein Outsourcing zulässig ist, so empfiehlt sich für die Weitergabe der Software, ausdrücklich die Zustimmung des Softwareherstellers einzuholen. Es gilt auch hier das Prinzip, mögliche Risiken zu vermeiden und zivilrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen auszuschließen.

Bereits beim Thema Datensicherung können die vertraglichen Rahmenbedingungen und die vertraglich eingeräumten Nutzungsrechte von Bedeutung sein. Nach den gesetzlichen Regelungen ist der Nutzer der Software berechtigt, eine Sicherungskopie anzufertigen (§ 69 d Abs. 2 UrhG). Ausdrücklich stellt das Gesetz klar, dass die Erstellung einer Sicherungskopie durch eine Person, die zur Benutzung des Programms berechtigt ist, nicht vertraglich untersagt werden darf. Das Gesetz schränkt nur ein, dass die Sicherung für die künftige Benutzung erforderlich ist. Wenn in den Nutzungs- oder Lizenzbedingungen die Anfertigung einer Sicherungskopie untersagt werden würde, so wäre eine solche Regelung nichtig. Allerdings ist mit der Herstellung einer Sicherungskopie nicht umfasst, dass im Rahmen der Datensicherung, insbesondere der Volldatensicherung, täglich oder mehrfach vollständige Kopien der Software erstellt werden. Eine solche mehrfache Sicherung der Software ist nur mit einer ausdrücklichen vertraglichen Regelung erlaubt. Wenn ein Unternehmen also bereits Software vollständig im Rahmen der Datensicherungsroutinen kopiert und sichert, ohne dass dies vertraglich ausdrücklich erlaubt ist, so liegt bereits ein Verstoß gegen die Urheberrechte des Softwareherstellers vor. Dies kann im Extremfall zu den oben beschriebenen strafrechtlichen Konsequenzen führen oder entsprechende Schadensersatzansprüche nach sich ziehen.

 
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