Welche Voraussetzungen an die “Prüffähigkeit” geknüpft werden, ist im EVB-IT Systemvertrag nicht weiter beschrieben. Sollten aus Sicht des Auftraggebers besondere Voraussetzungen aufzunehmen sein, so empfiehlt sich eine ausdrückliche ergänzende vertragliche Bestimmung. Nach der Rechtsprechung des BGH ist die Prüffähigkeit einer Rechnung kein Selbstzweck, sondern sie soll dem Auftraggeber die Beurteilung der Richtigkeit der einzelnen Ansätze ermöglichen (BGH, NJW-RR 1999, 1541). Soweit im Vertrag keine besonderen Anforderungen festgelegt sind, ergeben sich diese aus dem Informations- und Kontrollinteresse des Auftraggebers und richten sich nach den Umständen des Einzelfalls (BGH, NJW 1998, 3123). Die Sachkunde des Auftraggebers ist dabei zu berücksichtigen (BGH, NJW 2000, 206 und 2587). Wird allerdings die Richtigkeit der Rechnung vom Auftraggeber nicht bestritten, so kann er sich nicht auf die fehlende Prüffähigkeit berufen (BGHZ 136, 342).

Wegen des genauen Inhalts einer prüffähigen Rechnung können die Regelungen zur Abrechnung aus dem Baubereich in §14 Nr.1 VOB/B als Orientierung dienen. In §14 Nr.1 VOB/B ist für die Erbringung von Bauleistungen festgelegt, dass der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abzurechnen hat. Dabei wird verlangt, dass er die Rechnung übersichtlich erstellt, dabei die Reihenfolge der Posten einhält und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen verwendet. Des Weiteren wird erwartet, dass die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen oder anderen Belege beizufügen sind. Soweit Änderungen oder Ergänzungen des Auftrags erfolgt sind, müssen diese in der Rechnung besonders kenntlich bemacht werden. Auf Verlangen sind sie getrennt abzurechnen.

Die bisherige Rechtssprechung aus dem Baubereich präzisiert die Anforderungen. Danach muss die Abrechnung nicht so erstellt werden, dass sie für jedermann verständlich ist. Im Baubereich genügt für die Prüfbarkeit der Abrechnung vielmehr, wenn sie derjenige prüfen kann, der die Bauleitung hat. Sie muss also für den Fachkundigen prüfbar sein (BGH, NJW 1967, 342; OLG Celle, BauR 1995, 261). Will man die Rechtssprechung aus dem Baurecht auf die Anforderung des EVB-IT Systemvertrages übertragen, so erfordert eine prüffähige Rechnung ein hohes Maß an Übersichtlichkeit und Verständlichkeit. Bei der Frage, aus welcher fachkundigen Sicht die Prüffähigkeit zu beurteilen ist, bleibt eine Unsicherheit. In Frage kommt möglicherweise der IT-Projektverantwortliche oder der jeweilige Mitarbeiter, der den Beschaffungsvorgang betreut. Da die vertragliche Abwicklung zumeist bei den Beschaffungsstellen angesiedelt ist, erscheint es sachgerecht, auf die Perspektive des Beschaffers abzustellen.