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Markeneintragung

24. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Markeneintragung zum Pauschalpreis:

http://www.shopanwalt.de/DE-Markeneintragung-Wortmarke_detail_108_41.html

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Vorteilhafte Gelegenheit bei EU-weiten Ausschreibungen

20. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Die ältere Rechtsprechung wendet die Regelung in § 3 Nr. 4 lit. m) VOL/B auch bei EU-weiten Ausschreibungen an. Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat mit einem Beschluss vom 08.05.2002 (Az.: Verg 5/02) auch bei einer Ausschreibung oberhalb des Schwellenwertes eine Auftragsvergabe im Verhandlungsverfahren mit Verweis auf diese Regelung als zulässig angesehen. Eine vorteilhafte Gelegenheit ergibt sich dann, wenn nur eine sich kurzfristig bietende Beschaffungsmöglichkeit oder eine einmalige Beschaffungsmöglichkeit vorliegt. Weiterhin müssen dann die Verkaufspreise auch unterhalb der üblichen Einkaufspreise für den Auftraggeber vorliegen.

Diese Rechtsprechung ist allerdings umstritten.

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Entwicklungen im IT-Markt

19. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Nach dem BFL-IT-Index sanken die Preise für neue Personal-Computer im April 2009 um 0,2 %. für Gebraucht-Personal-Computer um 5,6 %. Bei Notebooks zeichnete sich eine ähnliche Entwicklung ab. Dort sanken die Preise für neue Notebooks um 1,7 %, für gebrauchte um 5,6 %.

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Vertragsinhalt

19. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Trotz der Vielzahl der Vertragstypen und der zu regelnden Sachverhalte ergibt sich für Verträge eine gewisse Grundstruktur.

Der Umfang eines Vertrages hängt u.a. von den jeweiligen gesetzlichen Regelungen ab. Wenn diese sehr detailliert sind und den rechtlichen Interessen der Vertragsparteien entsprechen, ist im Vertrag nur noch das zu regeln, was im Gesetz nicht geregelt wird. Dies ist bei der Gestaltung von IT-Verträgen eher nicht der Fall, da insbesondere technische Details und auch grundlegende Absicherungsbedürfnisse der Vertragsparteien, beispielsweise die Hinterlegung eines Quellcodes, sich im Gesetz nicht wieder finden. Soweit von gesetzlichen Regelungen abgewichen werden soll, ist dies ebenfalls im Vertrag aufzunehmen.

Daneben bestimmt sich der Umfang des Vertrages auch durch die jeweilige Rechtsprechung. Gerade im Bereich der Allgemeinen Geschäftsbedingungen hat die Rechtsprechung ergänzend zu den gesetzlichen Regelungen umfangreiche Leitlinien ausgegeben. Diese sind bei der Gestaltung des Vertrages zu beachten. Ein weiterer wichtiger Faktor, der den Umfang eines Vertrages bestimmt, ist die Komplexität und der Risiken der zu regelnden Themen.

Zunächst sollte ein Vertrag festlegen, was Vertragsgegenstand ist. Zum Teil wird in einer so genannten Präambel der wirtschaftliche Hintergrund  des jeweiligen Vertrages beschrieben. Dies hat den Hintergrund, dass bei Auslegungsstreitigkeiten die Juristen fragen, welche Ziele mit dem Vertrag angestrebt wurden.

Dann sind die Haupt- und Nebenleistungen der Vertragspartner im Einzelnen zu beschreiben. Zwar spielt die Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenleistung nach der Schuldrechtsreform in den Regelungen des BGB keine entscheidende Rolle mehr, für die Vertragsparteien gibt es aber Vertragsleistungen, die eine größere Bedeutung haben als andere. Der Auftraggeber möchte im Vertrag einen Erfüllungsanspruch festlegen. Daneben sind häufig Terminplanungen vertraglich festzulegen und zu klären, welche Verzugsschäden bei Terminsverstößen zu ersetzen sind.

Wichtig ist es aus Sicht des Auftragnehmers, die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers im Einzelnen vertraglich zu vereinbaren. Hier treten immer wieder Schwierigkeiten und Auseinandersetzungen auf. Dem Auftraggeber ist häufig aus Unkenntnis und mangelndem technischen Verständnis nicht bewusst, wie weit seine Beistellungs- und Mitwirkungspflichten gehen. Hier sollte im Vertrag das Leistungsspektrum beschrieben werden. Dies hat auch den Vorteil, dass im Falle von Auseinandersetzungen oder von Verzögerungen von Mitwirkungsleistungen die entsprechend vertraglich vereinbarten Termine angepasst werden.

Weiterhin ist in Verträgen zu klären, welche Rechtsfolgen bei Vertragsverstößen vereinbart werden. Die Regelungen zur Gewährleistung und zur Haftung gehören in jeden Vertrag. Auch Regelungen zum Datenschutz, zur Datensicherheit oder zur Geheimhaltung dienen der Sicherung der Leistungen.

Ergänzt werden die Vereinbarungen durch Regelungen zur Vertragsdurchführung. Einzelheiten der Lieferung, der Installation oder der Abnahme gehören in diesen Vertragsteil. Abschließend sind allgemeine Bestimmungen mit in den Vertrag aufzunehmen. Zur diesem Regelungskomplex gehören Vereinbarungen zum Gerichtsstand, zur Schriftform und auch Fragen des Erfüllungsortes.

Tipp:

Sorgen Sie für eine klare Vertragsstruktur. Dies erleichtert Ihnen und Ihrem Vertragspartner den Überblick über Rechte und Pflichten.

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Der Zwang zur E-Mail-Archivierung III

19. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Rechtliche Anforderungen

Die ordentliche Aktenführung hat Verfassungsrang. Dieser Befund mag auf den ersten Blick überraschen, schließlich scheint die Aktenaufbewahrung ein eher profaner Vorgang zu sein. Aus dem Rechtstaatsgebot (Art. 20 Abs. 3 GG) folgt jedoch, dass das Handeln der Behörden nachvollziehbar sein und bleiben muss. Allerdings lassen sich aus dieser Vorgabe nur schwer praktische Konsequenzen ableiten, so dass die gesetzliche Rechtslage innerhalb der Verfassung dargestellt werden soll.

Da es kein „E-Mail-Archivierungsgesetz” gibt, sondern sich die relevanten rechtlichen Vorgaben in vielen unterschiedlichen Gesetzen wiederfinden, ist zu systematisieren.

Zur Systematisierung kann zwischen Vorschriften, die im Eigeninteresse der Behörde, bzw. dem Interesse der Mitarbeiter beachtet werden sollten, einerseits und Vorschriften, die dem Interesse Dritter an einer ordnungsgemäßen Aktenführung dienen, andererseits unterschieden werden.

Die Abgrenzung ist jedoch nicht immer trennscharf, da die Einhaltung mancher Normen im Interesse aller Beteiligten ist.

Interesse der Behörde bzw. der Mitarbeiter 

Verwaltungsgerichtsverfahren 

Die Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) stellt in einigen Regelungen Anforderungen an die elektronische Aktenführung, an die zur Verfügung zu stellenden elektronischen Dokumente und damit auch an die E-Mail-Archivierung.  Gemäß § 87 VwGO kann der Vorsitzende oder der Berichterstatter zur Vorbereitung der mündlichen Verhandlung verschiedene Anordnungen treffen. Beispielsweise kann der Vorsitzende oder der Berichterstatter den Beteiligten die Übermittlung von elektronischen Dokumenten aufgeben oder die Übermittlung von elektronischen Dokumenten anordnen. Weiterhin kann der Vorsitzende oder der Berichterstatter unter Fristsetzung allen Beteiligten aufgeben, elektronische Dokumente zu übermitteln (§ 87 b VwGO). Damit soll eine Beschleunigung des Verwaltungsgerichtsverfahrens erreicht werden.

In § 100 VwGO ist das Akteneinsichtsrecht festgelegt. Die Beteiligten können die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen. Der Vorsitzende kann nach seinem Ermessen dabei auch den elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akten gestatten oder den Inhalt der Akten elektronisch übermitteln. Da es sich hierbei um eine Ermessensentscheidung handelt, müssen die jeweiligen Behörden und Beteiligten eines verwaltungsgerichtlichen Verfahrens insoweit sicherstellen, dass die vom Gesetzgeber in der VwGO vorgesehenen Möglichkeiten auch tatsächlich gegeben sind.

Entscheidend für den Ausgang eines Gerichtsverfahrens ist häufig der Beweiswert der vorgelegten Urkunden und elektronischen Dokumente. § 98 VwGO verweist auf die Regelungen der Zivilprozessordnung (ZPO). Die ZPO enthält in § 286 Abs. 1 den Grundsatz der freien Beweiswürdigung. Danach hat das Gericht

„unter Berücksichtigung des gesamten Inhalts der Verhandlungen und des Ergebnisses einer etwaigen Beweisaufnahme nach freier Überzeugung zu entscheiden, ob eine tatsächliche Behauptung für wahr oder für nicht wahr zu erachten sei.”

Dieser Grundsatz gilt insbesondere auch für den Beweiswert von E-Mails, die dem Gericht vorgelegt werden. Anders als bei Urkunden, für die die ZPO vom Grundsatz der freien Beweiswürdigung abweicht und den Beweiswert erhöht, muss sich das Gericht eine Meinung bilden.

E-Mails gelten gemeinhin als leicht manipulierbar, so dass Gerichte ihnen häufig eine geringe Beweiskraft beimessen.  Es sollten also zur Erhöhung des Beweiswerts weitere Aspekte hinzukommen, die einen Sachverhalt plausibel machen und damit das Gericht überzeugen können.

Zu diesen Aspekten gehört insbesondere eine lückenlos geführte (elektronische) Akte, die technisch vor nicht nachvollziehbaren, nachträglichen Änderungen geschützt ist.

In einem Fall vor dem Verwaltungsgericht Gera (Urteil vom 07.05.2005, Az. 4 K 2501/02, ThürVBl 2006, 12-13) sah sich das Gericht wegen einer mangelhaften Aktenführung nicht in der Lage, die Rechtmäßigkeit eines Bescheids zu beurteilen und entschied zugunsten des Klägers.

Das Oberverwaltungsgericht Greifswald (Beschluss vom 22.12.2000, Az. 2 L 38/99, NVwZ 2002, 104 ff.) entschied in einer anderen Sache, dass bei

„Verstößen der Behörde gegen die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung eine Umkehr der Beweislast gerechtfertigt sein” kann.

In diesem Fall wog besonders schwer, dass der Vorgang über unterschiedliche Akten verteilt war, es aber an Verweisen auf die jeweils anderen Unterlagen fehlte und eine Akte

„weder vollständig war, noch eine klare zeitliche Ordnung erkennen ließ”.

Vergleichbaren Schwierigkeiten vor Gericht werden sich in Zukunft auch Behörden stellen müssen, die eine „hybride” Aktenführung haben. Liegt ein Vorgang teilweise auf Papier und teilweise in Form von E-Mails vor, könnte die Rekonstruktion des Vorgangs erschwert werden. Damit fällt der ohnehin schon geringere Beweiswert von E-Mails weiter ab und die Behörde muss entsprechend den oben zitierten Gerichtsentscheidungen mit einer Umkehr der Beweislast rechnen.

Steuer(-straf-)rechtliche Vorschriften 

In vielen Bereichen sind Bund, Länder und Kommunen an Unternehmen des Privatrechts beteiligt. Diese Unternehmen sind in aller Regel steuerpflichtig und unterliegen damit den Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung (AO).

Doch auch die öffentlich-rechtlich organisierte Arbeit des Staates unterliegt in einigen Bereichen der Steuerpflicht. Dies gilt bei den Kommunen insbesondere für die „Betriebe gewerblicher Art” (BgA) nach § 4 Körperschaftssteuergesetz. Neben den Vorschriften des Gemeindehaushaltsrechts müssen durch die BgA auch die Vorschriften der Abgabenordnung beachtetet werden.

 Aufbewahrungspflichten

Für den Umgang mit E-Mails ist vor allem §§ 146, 147 AO von Interesse. Wie diese Vorschriften von den Finanzbehörden ausgelegt werden, zeigen die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Gestützter Buchführungssysteme (GoBS).” (Näheres im Internet unter www.bundesfinanzministerium.de)

 § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

4. Buchungsbelege,

4a. …

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

 (6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige

Bei E-Mails handelt es sich häufig um Handels- oder Geschäftsbriefe im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO. Dies ist nämlich dann der Fall, wenn ein „Schriftstück” die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts zum Inhalt hat. Zu den empfangenen Handelsbriefen gehören insbesondere Aufträge, einschließlich Änderungen und Ergänzungen, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungsbelege sowie Verträge.

Indem § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO die Aufbewahrung der empfangenen Briefe verlangt, verlangt die Vorschrift die Aufbewahrung von Originalen. Dies führt bei E-Mails naturgemäß zu Schwierigkeiten.

Wegen § 147 Abs. 5 reicht es nämlich nicht aus, E-Mails auszudrucken, um sie anschließend zu löschen, wie im dritten Abschnitt der GDPdU klargestellt wird.

Zudem sind die Anforderungen zu beachten, die die Abgabenordnung an die gespeicherten Daten stellt. § 146 Abs. 5 und § 147 Abs. 2 verweisen hinsichtlich der (digitalen) Archivierung auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Zu diesen Grundsätzen zählen insbesondere die Grundsätze 

  • der Vollständigkeit,
  • der Ordnung,
  • der Sicherheit und
  • der Unveränderlichkeit.

Nach dem Grundsatz der Vollständigkeit sind alle E-Mails, die Geschäftsbriefe im Sinne der AO sind, zu archivieren.

Der Grundsatz der Ordnung verlangt, dass der Geschäftsgang nachvollziehbar sein und bleiben muss. § 145 Abs. 1 AO erläutert diese Vorgabe näher:  Die Buchführung muss so beschaffen sein, „dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.”

Nach den Grundsätzen der Sicherheit und Unveränderlichkeit muss die Integrität der Daten durch geeignete Maßnahmen sichergestellt sein. Dies meint zum einen den Schutz vor Datenverlust durch Beschädigungen der Hardware, zum anderen den Schutz der Geschäftsbriefe vor inhaltlichen Veränderungen.

Zu beachten ist, dass diese Grundsätze während der gesamten Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren gewahrt werden müssen.

Eine den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechende Speicherung ist wegen der oben angesprochenen technischen Schwierigkeiten mit herkömmlichen Mail-Programmen nicht zu realisieren.

In diesem Zusammenhang bereiten insbesondere E-Mail-Adressen, die an den Namen des Sachbearbeiters geknüpft sind, Schwierigkeiten, da in diesem Fall keine Sortierung nach Zuständigkeiten erfolgt, sondern nach dem Namen des Sachbearbeiters.

Beispiel: Herr Müller (mueller@bespielstadt.de) wechselt von einem Betrieb gewerblicher Art der Beispielstadt ins Ordnungsamt und nimmt seine Mail-Adresse und alle dieser Mail-Adresse zugeordneten elektronischen Nachrichten mit.

Diese Art der Organisation genügt nicht den Anforderungen des § 145 Abs. 1 AO. Es ist nicht die Aufgabe des sachverständigen Dritten, herauszufinden wer wann für welche Geschäftsvorfälle zuständig war und wo eventuell Daten über Geschäftsvorfälle gespeichert sein könnten.

Rechtsfolgen bei Verstößen 

Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung kann zu steuerlichen Nachteilen und strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Kommt die Steuerpflichtige, hier also die Kommune, ihrer Buchführungspflicht nicht oder nur unzureichend nach, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlage schätzen. Der Verstoß gegen die Aufbewahrungsvorschriften kann nicht durch andere Beweise, etwa die Benennung von Zeugen ausgeglichen werden.

Zu beachten ist weiterhin, dass es auf ein Verschulden nicht ankommt. Sind die Daten nur unzureichend gegen Verlust gesichert, ist dies ein Problem der steuerpflichtigen Kommune. Nur bei einem Fall von höherer Gewalt (z.B. extremes Unwetter) ist ein sogenannter Billigkeitserlass möglich. Dies gilt aber nur dann, wenn keine weiteren Anhaltspunkte ersichtlich sind, die gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sprechen.

Auch strafrechtlich kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen relevant werden. So kann der Verstoß eine Verfolgung wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder wegen leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) nach sich ziehen.

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Vertragscontrolling

18. Mai 2009 von RA Thomas Feil

In der Betriebswirtschaft umschreibt der Begriff „Controlling“ die Maßnahmen und Werkzeuge, die dazu dienen, Planung und Realität miteinander zu vergleichen. Das Messen der Differenzen zwischen Planung und Realität und Bewertung der daraus gewonnen Erkenntnisse gehört zum Controlling.

 

Bisher wird ein Controlling auf Verträge nur wenig angewandt. Dies liegt zum einen daran, dass häufig bei der betriebswirtschaftlichen Planung nicht berücksichtigt wird, dass die Vertragsplanung für die Erreichung kaufmännischer Ziele bedeutsam ist. Des Weiteren lässt sich der Vorteil gut verhandelter und strukturierter Verträge nicht so leicht erfassen. Die Bewertung der betriebswirtschaftlichen Kennzahl und der Abgleich mit geplanten Umsätzen ist einfacher.

 

Zum Vertragscontrolling gehört es, dass alle Pflichten des anderen Vertragspartners frühzeitig überwacht werden. Ein Verzug ist rechtzeitig anzumahnen. Daneben ist bei längeren Projekten zu prüfen, ob die Leistungen des anderen Vertragspartners den Anforderungen entsprechen oder schlecht erfüllt werden. Dies ist frühzeitig zu überprüfen. Weiterhin ist insbesondere bei Kaufverträgen darauf zu achten, dass bei Leistungsstörungen die jeweiligen Rechte frühzeitig aufgegriffen werden. Beispielsweise beträgt die kaufmännische Rügepflicht nach dem Handelsgesetzbuch oft nur wenige Tage.

 

Das Vertragscontrolling beinhaltet auch, die einzelnen Vertragsdokumente, die häufig in verschiedenen technischen Formen vorliegen, zu archivieren und somit verfügbar zu halten. Nicht nur der Vertragstext selber kann für weitere rechtliche Auseinandersetzungen von Bedeutung sein, auch Zeitpläne, Protokolle und Projekttagebücher oder technische Testunterlagen gewinnen bei Streitigkeiten an Bedeutung.

 

Ein weiterer Aspekt des Vertragscontrollings ist die Nachkalkulation. Zur Nachkalkulation gehört auch die Erfassung des rechtlichen Aufwandes für das Projekt. Bei der Nachkalkulation sind Vertragsstrafen, Zinsen für Bürgschaften oder die Rückstellungen für Garantien zu berücksichtigen.

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Vertrag = Angebot + Annahme

18. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Verträge werden nach deutschem Recht durch Angebot und Annahme abgeschlossen. Für den wirksamen Vertragsschluss ist es notwendig, dass sich die Vertragspartner über alle wesentlichen Bestandteile des Vertragsverhältnisses geeinigt haben. Wesentlich sind die zu erbringenden Leistungen und der Preis. Eine Preisvereinbarung ist dann nicht erforderlich, wenn das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) eine Regelung zur Preisfindung bereithält. Dies ist beispielsweise bei Werkverträgen oder Dienstverträgen der Fall. Verlassen sollte man sich auf die gesetzliche Preis-Auffangregelung allerdings nicht. Es wird praktisch die „übliche” Vergütung als im Vertragsverhältnis vereinbart angesehen. Was „üblich” ist, entscheidet bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung im Zweifel ein Sachverständigen. Üblich ist dann im Zweifel nicht das, was ein Fachhändler „verdient” hat.

Ohne eine Einigung über die wesentlichen Vertragsbestandteile geht das Gesetz im Zweifel davon aus, dass ein Vertrag nicht zustande gekommen ist. Dann kann plötzlich die Basis für die Geschäftsbeziehung fehlen.

Nur wenn das Angebot und die Annahme deckungsgleich sind, kommt der Vertrag zustande. Eine Annahme eines Angebotes mit – wenn auch kleinen – Änderungen ist ein neues Angebot, dass wieder angenommen werden muss.

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Der Zwang zur E-Mail-Archivierung II

18. Mai 2009 von RA Thomas Feil

Technischer Hintergrund

In den meisten Behörden wirkt sich das starke Anwachsen des E-Mail-Aufkommens schon allein aus Speicherplatzgründen unmittelbar auf die vorhandene IT-Infrastruktur aus. Verwaltungen führen Speicherlimits ein, um so den wachsenden Speicherbedarf und die damit verbundenen Kosten und Aufwände zu begrenzen.

Benutzer behelfen sich bei solchen Begrenzungen, indem sie Daten in ein lokales E-Mail-Repository (PST-Datei oder andere Dateien, abhängig vom eingesetzten E-Mail-Programm) auf ihren Desktop/Laptop verschieben, um freien Speicher auf dem zentralen E-Mail-Server zu schaffen und so die Sperrung ihrer E-Mails wieder aufzuheben. Das Verschieben der lokalen Kopie einer E-Mail aus der Mailbox in eine E-Mail-Repository-Datei löscht die        E-Mail automatisch aus der Mailbox auf dem Server, so dass sie bei einem Suchlauf auf dem Server nicht mehr gefunden wird.

Durch die entfernten Daten ist zwar auf dem Server Speicherplatz frei geworden, jetzt belegen diese Daten aber den lokalen Speicher auf dem Desktop/Laptop, der viel weniger im Fokus der Archivierung steht, als der Server oder der zentrale Speicher. Das Risiko, dass damit Informationen für das Verwaltungshandeln verloren gehen und für eine ordnungsgemäße Aktenführung nicht zur Verfügung stehen, steigt bei lokalen Speicherungen erheblich.

Das Verschieben von E-Mails und Anhängen in E-Mail-Repository-Dateien beeinträchtigt daneben die Integrität des zentralen E-Mail-Speichers, da für die lokalen E-Mail-Repository-Dateien meist nicht der hohe Sicherheitsstandard angewendet wird, der für den zentralen Speicher gilt. Für viele Behörden kann aufgrund der unzureichenden Kontrolle der E-Mail-Repository-Dateien ein Risiko entstehen. 

  • E-Mail-Repository-Dateien erhöhen den Speicherbedarf, weil Benutzer durch die mehrfache Speicherung ein und derselben E-Mail in verschiedenen E-Mail-Repository-Dateien das Single Instancing außer Kraft setzen
  • E-Mail-Repository-Dateien sind überall verteilt, schwer kontrollierbar und nicht zentral durchsuchbar – die in ihnen enthaltenen Informationen unterliegen jedoch ebenso den rechtlichen Rahmenbedingungen wie eine E-Mail auf dem zentralen Server;
  • E-Mail-Repository-Dateien existieren nur auf dem Desktop/Laptop und werden nicht auf den zentralen Server repliziert, für sie greifen also nicht dieselben Backup-Richtlinien;
  • E-Mail-Repository-Dateien werden bei Suchläufen auf dem zentralen Server nicht gefunden, so das E-Mails und ihre Anhänge unter Umständen für verloren oder nicht vorhanden gehalten werden.
  • E-Mail Anhänge werden oft lokal abgespeichert, was die Integrität der enthaltenen Information außer Kraft setzt.

Unter Berücksichtigung der Ziele, die Bund und Länder bei ihren e-Governemnt-Planungen und -Konzepten verfolgen, ist mit einer weiteren Zunahme der elektronischen Kommunikation zu rechnen. Die derzeitigen E-Mail-Systeme bewältigen vielfach die Archivierung nur unzureichend. Zukünftig werden neben den technischen Herausforderungen auch die rechtlichen Anforderungen an eine funktionierende Archivierung mehr im Fokus stehen.

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